Деятельность предприятия невозможна без оформления бухгалтерской документации. Чем успешнее компания, тем больше скапливается бумаг, которые необходимо своевременно описывать, обрабатывать и определенным образом сортировать. Одна часть таких документов уничтожается, а другая – хранится в течение нескольких лет. Утрата бухгалтерской документации может повлечь за собой существенные материальные затраты. Поэтому к работе с бумагами необходимо относиться серьезно. Обработку документов стоит поручать грамотным специалистам, которые смогут организовать архив бухгалтерии.
Анализ документации
На этом этапе документы сортируются. Особое внимание уделяется бумагам с истекшим сроком хранения. Выявляется документация, которую необходимо беречь до 5 лет. Чтобы ненужные бумаги не попали к конкурентам, они уничтожаются в установленном порядке. Организация архива бухгалтерии начинается с систематизации отчетов, а также зарплатных ведомостей. Не остаются без внимания бухгалтерские балансы, изучив которые, можно понять финансовое состояние компании. Бумаги раскладываются по годам и определенным образом сшиваются в папки. Проводится регистрация документации. Папки складируются на стеллажах, установленных в помещении с оптимальными условиями для хранения бумаг.
Создание электронного архива бухгалтерии
Чтобы сэкономить время на работу с документацией и облегчить поиск нужной бумаги, отчеты, балансы и зарплатные ведомости переводятся в электронный формат. Бумаги сканируются при помощи современной техники. Благодаря программному обеспечению выполняется распознавание текста. После того как электронный архив бухгалтерии создан, организуется поиск по ключевым словам. Конечно, организация архива бухгалтерии может быть выполнена силами сотрудников компании. Но стоит ли отрывать специалистов от непосредственного выполнения обязанностей и поручать бухгалтерам работу, которую они никогда прежде не делали?
Обращайтесь к нам
Чтобы сэкономить время и гарантированно получить нужный результат, стоит создавать архив бухгалтерии силами опытных архивистов. Задумываетесь об организации архива бухгалтерии? Обратитесь к нам, и в сжатые сроки, учитывая пожелания, мы создадим архив бухгалтерии вашей компании.
