Хранящиеся в беспорядке документы в организации — это высокий риск того, что какие-то бумаги будут испорчены или утеряны. Такие ситуации могут привести к печальным последствиям — документы необходимо восстановить (а это требует временных и финансовых затрат), кроме того, есть риск штрафных санкций. Чтобы не допускать таких ситуаций, каждый документ в организации нужно изучить, чтобы определить, что с ним делать дальше — уничтожить или подготовить для сдачи в архив на хранение.
Если взять в штат архивиста
Такой подход сопровождается повышенными затратами на оборудование и компьютерную технику, на ПО, мебель и стеллажи. Добавьте к этому необходимость выделить помещение под архивное хранение и заработную плату, которую придется платить штатному архивариусу. Впрочем, нет необходимости следовать этим сценариям. При грамотном подходе возможно сокращение расходов организации на архив: аутсорсинг — оптимальный выход из положения. Оптимизация расходов при работе с документами — не единственное преимущество сотрудничества с компаниями, специализирующимися на архивном деле.
Обращаясь к нам вы можете рассчитывать на:
- своевременное уничтожение документов, которые нет необходимости хранить;
- сохранность документов;
- оптимизацию расходов на взносы и заработную плату.
Обращайтесь к профессионалам
Архивариусы точно знают, какие документы сколько нужно хранить, они внимательно отслеживают любые изменения в российском законодательстве и учитывают это в своей работе. Те документы, которые хранить необязательно, будут уничтожены — это позволит сократить количество бумаг в архиве, соответственно, обеспечит сокращение расходов организации на архив. Чем дольше хранятся бумаги, чем их больше в хранилище, тем выше риск, что с документами что-то случится — потеряются, порвутся, помнутся, сотрется текст. Отдав решение архивных задач в руки опытных специалистов, вы можете быть уверены, что для содержания архива будут созданы оптимальные условия — документы и спустя годы будут оставаться такими же, какими вы сдали их в архив. При необходимости архивариусы переведут бумажный архив в электронный.
Почему мы
Вам не нужно будет держать штатного сотрудника, платить ему заработную плату, нет необходимости оформлять ему рабочее место. При сотрудничестве с архивной компанией вы оплачиваете необходимый объем работ, и ни рублем больше. Это как раз тот случай, когда сокращение расходов организации на архив сочетается с высоким качеством результата. Наша компания имеет большой опыт в вопросах хранения документации, организации архивов, перевода бумажных архивов в электронные. Мы поможем вам сократить расходы на документообороте, решая все поставленные перед нами задачи быстро, легко, профессионально. Ждем ваших обращений!
