Сегодня создание архива электронных документов является одним из наиболее удобных и выгодных способов систематизировать документацию
Чем полезен электронный архив? Сегодня создание архива электронных документов является одним из наиболее удобных и выгодных способов систематизировать служебную информацию (акты, отчеты, распоряжения, трудовые соглашения, договора).
Переход на электронный документооборот
Повсеместный переход на электронный документооборот позволяет уменьшить площадь архивов, сократить количество бумажной документации, оптимизировать работу с данными и значительно ускорить поиск.
Архив электронных документов
Архив электронных документов — это специально разработанная и внедренная система, благодаря которой:
- все данные будут структурированы и доступны в любой момент времени благодаря системе поиска;
- исключается доступ к документации посторонних лиц;
- ведение протокола действий пользователей, работающих с архивом;
- автоматическое резервное копирование документов.
Компания «Архив Гарант» предлагает профессиональное и грамотное создание архива электронных документов в соответствии с потребностями каждого конкретного клиента.
Этапы создания архива электронных документов
Архив электронных документов представляет собой особую систему хранения данных.
Компания «Архив Гарант» давно и успешно работающая над созданием электронных архивов, выработала собственную стратегию работы, которая включает в себя ряд обязательных этапов:
- Создание архива электронных документов начинается с получения технического задания от клиента и выяснения всех подробностей будущей работа.
- На следующем этапе ведется обработка бумажной документации — внутренней и внешней, простой и сложной, индивидуальной, трафаретной и типовой, срочной и несрочной, служебной и личной, подлинной и дубликатов. Она подготавливается к сканированию и переводится в электронный вид (сканируются), для чего используется специальное программное обеспечение.
- После завершения процесса сканирования архив электронных документов требует процесса индексации. Все документы систематизируются и выстраиваются в каталог, это делается для минимизации временных затрат, требуемых для поиска нужного документа.
- Следующим видом работ является настройка каталога — электронный архив приводится в соответствие с системой бизнес-процессов предприятия. Для этого используется профессиональное программное обеспечение.
- Обязательным этапом, которым должно завершиться создание архива электронных документов, является организация службы технической поддержки. Специалисты компании «Архив Гарант» обеспечивают постоянную техническую поддержку каждому клиенту, независимо от масштабов проделанной работы.
Расценки на создание архива электронных документов
Расценки на создание архива электронных документов определяются на месте и зависят от сложности конкретного случая. Мы практикуем ведение открытой ценовой политики, и это уже оценили многие наши клиенты. Справедливо можно сказать, что грамотно организованный электронный архив — это важный шаг на пути к прогрессу и оптимизации всех производственных процессов предприятия.
По вопросам создания электронного архива обращайтесь по телефону: 8 (495) 233-73-92 или отправьте запрос на info@archives-garant.ru