Личные дела сотрудников, которые перешли на другую должность или работу, со временем архивируются, и хранятся в специальных папках в архивах с ограниченным доступом к ним.
В функции кадровой службы любого предприятия или организации обязательно входит ведение и архивирование личных дел работников. Причем, не только тех, которые работают в данный момент, но и уволенных. Личные дела сотрудников, которые перешли на другую должность или работу, со временем архивируются, и хранятся в специальных папках в архивах с ограниченным доступом к ним.
В идеале
Все документы должны храниться в архивах, которые отвечают определенных техническим требованиям, и под защитой от несанкционированного доступа и уничтожения их третьими лицами, или вследствие форс-мажорных обстоятельств.
Хранение личных дел просто в офисе организации, пусть даже в закрытом сейфе — не лучшее решение.
Давайте посмотрим на это с экономической точки зрения:
Хранящиеся документы занимают полезную площадь офиса. Если вы арендуете помещение, то переплачиваете за неиспользованные квадратные метры. И даже если офис находится в вашей собственности, то проблема остается той же — неэффективное использование пространства.
- Вместо шкафов с документами можно оборудовать новые рабочие места, которые смогут приносить дополнительный доход вашей организации.
- Шкафы или сейфы для документации стоят немалых денег. Их приобретение бьет по карману владельцу компании.
- Архивирование личных дел подразумевает использование папок, которые нужно дополнительно приобретать.
- Затраты на коммунальные платежи площади, которая не приносит доход.
- Затраты на охрану и системы пожаротушения.
- Выплата заработной платы сотруднику, который занимается ведением документооборота и, в частности, архивированием личных дел.
Совокупность этих факторов значительно снижает экономическую эффективность деятельности предприятия. Поэтому крупные преуспевающие организации предпочитают хранение архивной документации за пределами собственного офиса.
Преимущество работы с нами
Мы предлагаем услуги архивирования личных дел. Какие преимущества работы с нами? Экономический эффект. Делегирование работы с вашими документами нам позволит вашей организации значительно сэкономить финансовые расходы.
- Гарантируем надежное хранение документов, предотвращение несанкционированного доступа к ним, и сохранение их в надлежащих технических условиях.
- Оперативно выполняем все необходимые действия, заявленные заказчиком. В частности, прием на хранение, архивирование личных дел, предоставление документов для проведения необходимых действий с ними.
- У нас работают опытные и квалифицированные сотрудники, которые отлично знают свою работу.
Архивирование личных дел — непростая, трудоемкая процедура
- Поэтому если в штате вашей организации нет квалифицированного персонала, который делал бы это на регулярной основе, то вам стоит обратиться в нашу организацию.
- Свяжитесь с нами, и задайте интересующие вас вопросы по поводу архивирования и хранения документов. Наши менеджеры ответят на них, и расскажут всю интересующую вас информацию.
Задать вопрос Вы можете по телефону: 8 (495) 233-73-92