Деятельность любого предприятия связана с оформлением и систематизацией различной документации. Архивное хранение документов, образующихся в деятельности организаций, должно удовлетворять определенным нормам. В настоящее время бумаги с ценной информацией хранятся в первоначальном виде определенный период времени. Срок регламентируется законодательством об архивном деле и в некоторых ситуациях достигает 75 лет.
Требования к хранению документации
Расположение архива
Бумаги с длительным сроком хранения систематизируются и складируются в изолированном помещении. Документы собираются в папки, которые затем или складываются в стопки, или размещаются вертикально.
Оптимальное место хранения – комната в специализированной компании, в которой созданы оптимальные условия, позволяющие сохранить бумаги в первоначальном виде. В таком архивном помещении поддерживается уровень влажности от 50% до 55% и температура воздуха от 17 до 19 градусов Цельсия.
Безопасность
Чтобы архивное хранение документов, образующихся в процессе деятельности компании, помогло сберечь важную информацию, необходимо позаботиться о безопасности бумажных носителей. Стоит заранее защитить документацию от возможного возгорания или затопления, а также оборудовать в помещении запасной выход. Для защиты от прямых солнечных лучей на окнах в хранилищах устанавливаются шторы.
Прокладка коммуникаций
Безопасное архивное хранение документов, образующихся в деятельности организаций, возможно, если трубопроводы в помещении надежно изолированы специальными материалами. В архивах прокладывается скрытая электрическая проводка, в частности устанавливаются розетки, которые закрываются герметично. Стоит отметить, что в хранилищах запрещается пользоваться нагревательными приборами.
Мебель
Когда организуется архивное хранение документов, образующихся в деятельности организаций, используется мобильная или стационарная мебель. Металлические стеллажи с длиной от 120 см расставляются в виде рядов. Расстояние между рядами и между полками с документацией и стенами составляет более 75 см. Минимальный промежуток между полом и нижней полкой достигает 15 см, а между торцом стеллажа и стеной – 45 см. Устанавливая мебель, придется проследить, чтобы расстояние между окном или источником тепла и стеллажом было больше 60 см.
Ищете архивное хранение документов, образующихся во время работы компании?
Воспользуйтесь предложением «Архив Гарант»! Мы создадим оптимальные условия для надежного хранения ценной документации.
