В этой статье мы рассмотрим, в чём же преимущества своевременного проведения архивно-переплётных работ
Расскажем, как правильно сделать переплёт кадровых документов, а также рассмотрим, какую реальную выгоду получит предприятие, обратившееся за помощью в компанию «Архив Гарант».
Для чего проводится переплёт кадровых документов
Деятельность службы кадров любого предприятия РФ контролируется органами Федеральной инспекции труда и Федеральной налоговой инспекции. Переплёт кадровых документов поможет вовремя выявить и восполнить недостающую информацию. Если же несоответствие выявит проверка – компании грозит административное наказание, снятие с должности ответственного лица или даже приостановка деятельности.
От того, насколько грамотно организовано хранение кадровых документов зависит:
- своевременность оплаты труда работников;
- корректность ведения и предоставления бухгалтерской документации в контролирующие органы;
- общие финансовые показатели компании.
Не стоит забывать
Трудовые договоры, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки и другие документы длительного сбережения следует хранить правильно – в переплётах. Их можно будет легко просмотреть и найти необходимый экземпляр, а в случае необходимости, отсканировать или скопировать. Вероятность порчи или утери обязательного для организации документа в таком переплёте – минимальна. Стоит ли говорить, что места упорядоченная правильным образом документация занимает намного меньше.
Как сделать переплёт документов правильно
Согласно государственным стандартам архивного делопроизводства:
- стандартный формат переплёта А4;
- документация прошивается в четыре прокола;
- отступ от края примерно 10 мм;
- документы укладываются в хронологическом порядке с обязательным составлением описи.
Наши преимущества
- Выбрав нашу компанию, вы можете быть абсолютно уверенны, что вся документация будет профессионально упорядочена, систематизирована и прошита. К тому же она будет полностью готова к передаче в архив после окончания срока хранения её на предприятии.
- Мы чётко следим за тем, чтобы вам легко было прочесть и скопировать нужный документ, не расшивая всего дела. Опись поможет быстро сориентироваться, даже в очень большом количестве папок, и найти всю необходимую информацию.
- Вам не нужно будет выделять и обучать своего сотрудника для подготовки кадровых документов к прошивке. Профессиональные архивариусы сделают всё сами – быстро, качественно и с соблюдением полной конфиденциальности информации.