Архивированием бухгалтерских документов называется комплекс мер, направленных на их обработку и подготовку к передаче в специализированное хранилище. Не секрет, что документы в офисах часто хранятся в изрядном беспорядке; действительно важные бумаги теряются, а «первичка», которая давно устарела, занимает ценное место на полках и стеллажах.
Как избавится от подобных проблем
Избавить предприятие от подобных проблем призвана архивация бухгалтерских документов — весьма популярная услуга, оказываемая нашей компанией.
Архивирование состоит из нескольких этапов, от последовательного выполнения каждого из которых зависит общий успех процесса.
Этапы архивирование бухгалтерских документов
- В первую очередь выполняется сортировка документов — она преследует цель устранения документов, не представляющих ценности, черновиков, лишних копий;
- Следующим этапом архивирования бухгалтерских документов является их систематизация по времени. Документы упорядочиваются в хронологической последовательности: внизу располагаются самые поздние, вверху — ранние документы.
- Сформированные таким образом пачки документов прошиваются, скрепляются печатью организации, каждой пачке присваивается определенный порядковый номер.
- Следующий, весьма важный, этап архивации бухгалтерских документов — составление описи. Каждое дело, сформированное в ходе активации, снабжается титульным листом, который должен содержать сведения о наименовании организации и, при необходимости, ее структурного подразделения, количестве листов в подшивке, а также архивный шифр дела и сроки его хранения.
- Далее составляется так называемая заверительная надпись. Она содержит информацию о количестве прошитых листов дела, его номер и дату; ставится подпись составителя дела.
При необходимости
При необходимости в надпись вносятся сведения, касающиеся индивидуальных особенностей отдельных документов: наличии наклеенных изображений, конвертов с вложениями, чертежей, другого специфического содержимого, пропущенных номерах. Кроме того, в заверительной надписи должны быть отражены сведения, связанные с изменениями физического состояния дела (например, заменой копий, возникновением тех или иных повреждений документов).
Последний этап архивирование бухгалтерских документов
Наконец, выполняется каталогизация — размещение дел в архиве. Как правило, документы располагаются в соответствии с их типом (так, на одном стеллаже могут храниться накладные, на другом — счета-фактуры и т.д.).
Кто это будет делать?
Все перечисленные этапы архивирования бухгалтерских документов профессионально выполняются специалистами нашей компании. Заказчик услуги получает при этом весомые преимущества:
- устраняются документы с истекшим сроком хранения;
- заметно упрощается поиск необходимых документов;
- существенно увеличивается степень готовности предприятия к проверкам, проводимыми аудиторскими компаниями и налоговыми органами;
- появляется возможность восстановления недостающих сведений при утере документов;
- обеспечивается готовность компании к передаче документации в Архивный фонд РФ при ликвидации
