Любая организация, коммерческая или государственная, неизбежно имеет дело с кадровой документацией. Ведь все, что связано с профессиональной деятельностью гражданина, является сферой непосредственного интереса государства. Дело в том, что государство обеспечивает механизм пенсионного страхования и, следовательно, нуждается в сохранении всей документации, относящейся к трудовому стажу конкретного человека.
Нормы работы с архивными документами
Существуют нормативные правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами и их использование. Предусмотрена ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов по личному составу. За время работы организации накапливается большое количество документов по личному составу. Что необходимо делать с этой документацией? Согласно закону, следует подготовить дела к архивному хранению. Проводится экспертиза ценности документов, документы по личному составу отбираются на длительное хранение.
Процедуры архивирования кадровых документов
Архивирование кадровых документов включает в себя следующие процедуры: оформление дел и составление описей на дела по личному составу. При формировании дел в архив важно помнить, что в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы. Кроме того, для дел, не подлежащих хранению, составляются акты о выделении к уничтожению. Порядок уничтожения кадровой документации тоже регламентирован. Заключительным этапом при архивировании кадровых документов является передача кадровых документов в архив организации на хранение. Как мы видим, процесс архивирования кадровых документов весьма сложен и трудоемок.
Обеспечение сохранности кадровых документов
При этом следует учитывать организационные основы деятельности архива, требования к обеспечению сохранности кадровых документов. Очень важны правила хранения архивных документов и доступа к ним. Архивирование кадровых документов должно производиться так, чтобы как можно проще происходило использование документов архива кадровой службы, а именно: выдача архивных справок, копий, выписок; выдача дел во временное пользование. Простота использования может быть обеспечена благодаря созданию электронного архива.
Учет использования архивной документации
При правильной организации архивирования кадровых документов вести учет использования документации будет несложно. Наконец, существует определенный порядок передачи кадровых дел из архива организации на хранение в государственный или муниципальный архив. При этом заключается договор с архивным учреждением.
