Автономные электронные архивные — это элементы архивных систем, в которых проводится независимая архивная обработка документов, то есть это архивные комплексы, не включённые в общий документооборот предприятия.
Рабочие процессы в автономных электронных системах
Рабочие процессы в случае архивной обработки документов в автономных электронных системах выглядят следующим образом:
- В случае необходимости размещения электронного документа в автономном архиве сотрудник организации перемещается из базы данных отдела (или же из системы общего документооборота) в физически или структурно изолированную базу данных электронного архива. Для связи с базой данных архива может использоваться как автономный носитель, так и локальная сеть или же сети более высокого уровня.
- В случае, если в электронный архив требуется разместить документ, находящийся в настоящий момент в бумажной форме, он передаётся в архивное подразделение где сканируется и распознается или же вводится в базу данных вручную. Оригинал документа на бумажном носителе передаётся в обычный (не электронный) архив компании.
- Архивная обработка документов предполагает возможность их последующей выдачи для сотрудников компании.
Основное требование к данным
Основное требование при получении документов на архивную обработку — шлюзование данных и обеспечение автономности частей инфраструктуры.
Выдача документов сотрудникам
Обычно такая выдача осуществляется следующими путями:
- В наиболее простом варианте — выдаётся электронный образ бумажного документа;
- При необходимости выдаётся электронная копия документа, заверенная электронной цифровой подписью ответственного лица (например, руководителя архивного подразделения);
- Выдаются бумажные копии, получаемые при распечатке электронных документов. Эти копии могут заверяться подписью ответственного лица;
- Могут выдаваться непосредственно бумажные оригиналы, однако отметка об их выдаче обязательно вносится в электронную базу данных архивного подразделения.
Отличие между электронными и бумажными документами
Отметим, что наиболее серьёзное отличие между электронными и бумажными документами — в возможности копирования электронных данных. Фактически, это означает, что любой выданный из архива электронный документ перестаёт учитываться, так как может быть скопирован любое количество раз. С другой стороны, бумажный документ (распечатка) может быть снабжен системой защиты (подписью и печатью), позволяющей ограничить его копирование.
