Деятельность любой организации так или иначе сопровождается оформлением достаточно большого количества документов, причём большая их часть используется на протяжении длительного срока. Таким образом, архивные работы являются востребованной и актуальной частью документооборота предприятия любого типа.
Формирование дел в архивных работах — это процесс систематизации документов при размещении их в архиве. Формирование дел производится в соответствии с номенклатурой (уже существующей или создаваемой параллельно). Сформированное дело представляет собой совокупность документов организации, выбранных и отсортированных по определённому признаку и физически соединённых между собой (помещённых в твёрдую обложку).
Формирование дел — это один из первых этапов архивных работ, выполняемый до размещения бумаг непосредственно в хранилище. Архивные работы по формированию дел выполняются или локально в подразделениях, или же централизованно единым органом. Дела долговременного хранения оформляются по полной форме, а дела краткосрочного хранения проходят только упрощённое оформление (с рядом допущений, в частности, без нумерации листов и без пересистематизации документов).
Основные правила архивных работ по формированию дел:
- Размещение только тех документов, оперативная работа по которым завершена. Исполненные документы имеют соответствующие отметки.
- Используется обратный хронологический порядок.
- Тип классификации по ограничению доступа при архивных работах имеет приоритет: то есть формируются разные дела для документов с разными допусками.
- Подшивается по одной копии каждого документа.
- Дела обычно составляются для документов одного календарного года (за исключением тех дел, специфика которых подразумевает переход на другой год).
- В одном деле не могут содержаться документы постоянного типа хранения, сшитые с документами временного типа хранения: при архивных работах формируется два различных дела. В редких случаях важные документы краткосрочного типа хранения подшиваются к делу, но позже извлекаются.
- Дополнения подшиваются к документам дела. Если объём дополнений превышает объём документов дела, обычно формируется отдельное дело.
- В дело подшиваются только подлинники документов. В случае использования копий, требуются метки соответствующего оформления, в т.ч. резолюции или визы.
- При появлении документов, не учтённых в номенклатуре, создаётся отдельное дело и указывается в номенклатуре под отдельным номером.
- Большие дела могут разбиваться на несколько по подпризнакам классификации.
- К делу с особо ценными документами составляется аннотация.
