Архивные работы: формирование и хранение дел

Деятельность любой организации так или иначе сопровождается оформлением достаточно большого количества документов

Деятельность любой организации так или иначе сопровождается оформлением достаточно большого количества документов, причём большая их часть используется на протяжении длительного срока. Таким образом, архивные работы являются востребованной и актуальной частью документооборота предприятия любого типа.

Формирование дел в архивных работах — это процесс систематизации документов при размещении их в архиве. Формирование дел производится в соответствии с номенклатурой (уже существующей или создаваемой параллельно). Сформированное дело представляет собой совокупность документов организации, выбранных и отсортированных по определённому признаку и физически соединённых между собой (помещённых в твёрдую обложку).

Формирование дел — это один из первых этапов архивных работ, выполняемый до размещения бумаг непосредственно в хранилище. Архивные работы по формированию дел выполняются или локально в подразделениях, или же централизованно единым органом. Дела долговременного хранения оформляются по полной форме, а дела краткосрочного хранения проходят только упрощённое оформление (с рядом допущений, в частности, без нумерации листов и без пересистематизации документов).

Основные правила архивных работ по формированию дел:

Размещение только тех документов, оперативная работа по которым завершена. Исполненные документы имеют соответствующие отметки.
Используется обратный хронологический порядок.
Тип классификации по ограничению доступа при архивных работах имеет приоритет: то есть формируются разные дела для документов с разными допусками.
Подшивается по одной копии каждого документа.
Дела обычно составляются для документов одного календарного года (за исключением тех дел, специфика которых подразумевает переход на другой год).
В одном деле не могут содержаться документы постоянного типа хранения, сшитые с документами временного типа хранения: при архивных работах формируется два различных дела. В редких случаях важные документы краткосрочного типа хранения подшиваются к делу, но позже извлекаются.
Дополнения подшиваются к документам дела. Если объём дополнений превышает объём документов дела, обычно формируется отдельное дело.
В дело подшиваются только подлинники документов. В случае использования копий, требуются метки соответствующего оформления, в т.ч. резолюции или визы.
При появлении документов, не учтённых в номенклатуре, создаётся отдельное дело и указывается в номенклатуре под отдельным номером.
Большие дела могут разбиваться на несколько по подпризнакам классификации.
К делу с особо ценными документами составляется аннотация.