Завершение сканирования документов и размещение их на сервере организации или в облаке – это только начало работы по созданию электронного архива. Чтобы документы можно было легко искать, чтобы у архива была четкая структура, требуется атрибутирование документов. Готовый документ после проведения атрибутирования (индексации) занимает предназначенное ему место в архиве: в разделе, в категории, в деле, по дате или контрагенту.
Услуги по индексации документов
Работая над созданием и развитием электронных архивов для организаций с самыми разными видами основной деятельности, наша компания оказывает услуги и по индексации (атрибутированию) документов для электронных архивов. Атрибутирование или индексация производятся после того, как документы отсканированы, отсортированы и классифицированы. Процесс присвоения атрибутов требует не только огромного внимания и опыта от ответственного сотрудника, но и знания бизнес-процессов, путей и особенностей документооборота в организации.
Архив электронных документов
Специалисты компании «Архив Гарант» приступают к разработке архива электронных документов (и к атрибутированию – в частности) только после тщательного изучения особенностей функционирования организации. В результате индексация проходит так быстро, как только это возможно – и без ошибок.
Как производится атрибутирование документов
Любой новый документ, добавленный в архив, обладает рядом признаков по которым может осуществляться его поиск. Это не только принадлежность к какому-либо отделу организации (бухгалтерия, кадровый отдел и т.д.), но и дата внесения в архив, и дата создания документа, источник – организация или контрагент, и тип (приказ, договор, ордер).
Автоматическое атрибутирование
Многие документы можно атрибутировать в автоматическом режиме. Бухгалтерские и кадровые документы, уставные – все они практически не нуждаются в ручной индексации. Для многих других потребуется ручная индексация. Каждый документ, прежде чем попасть в архив, получает не только структуру (может быть реализована в виде стоп-листов со штрих-кодами), но и карточку, в которой прописан набор значимых признаков. После этого документ помещается в архив – найти его по атрибутам можно очень быстро.
Работа специалистов
Для заказчиков атрибутирование – это работа практически невидимая. Специалисты компании, взявшись за дело, проводят атрибутирование как этап создания электронного архива документов, безо всякого участия заказчика. Получить дополнительную информацию Вы можете по телефону: 8 (495) 233-73-92.
