Автоматизация документооборота — это комплекс мероприятий и процедур, позволяющих минимизировать временные и ресурсные затраты на обработку документации разного назначения и уровня сложности. В большинстве случаев речь идет о работе с электронным архивом и специальным программным обеспечением (ПО). Чтобы не оставаться позади при столь высоком уровне конкуренции, стоит воспользоваться услугой по автоматизации документооборота.
Это позволит вам:
- объединить все этапы делопроизводства в единый процесс;
- сформировать обширную базу данных с удобной системой поиска информации;
- минимизировать количество бумажной документации в архиве;
- тщательнее контролировать деятельность персонала и взаимодействие с партнерами.
Кроме всего прочего автоматизация документооборота поможет создать эффективную систему трансфера рабочих документов через внутренние и внешние каналы. Лучше всего, если автоматизацией документооборота будут заниматься профессионалы.
Алгоритм автоматизации документооборота:
- Проведение предпроектного обследования того подразделения предприятия, оборот документов в котором будет автоматизирован.
- Составление подробного технического задания с использованием аналитических данных, специальных таблиц, блок-схем, другой информации.
- Согласование с клиентом объема предстоящих работ, сроков, сметы. На этом же этапе формируется список обязательных ресурсов.
- Установка выбранного программного обеспечения, настройка пользовательских интерфейсов, разделение прав доступа к отдельным элементам системы.
Самый главный этап
Создание электронного архива, его тестирование и запуск в эксплуатацию. При необходимости проводится обучение персонала фирмы, предприятия или организации. Стоимость автоматизации документооборота зависит от типа используемого программного обеспечения, тонкостей его внедрения и последующего сопровождения. Расходы могут увеличиваться из-за плохого состояния бумажного архива, сжатых сроков реализации проекта, обучения сотрудников работе с базой данных. Чем больше глубина автоматизации, тем дороже услуга.
