Затруднение доступа сотрудников к архивам, приводит у увеличению времени, которое тратиться на поиски тех или иных документации. Следствием этого являются ненужные простои и потери потенциальной прибыли. Именно поэтому для эффективной архивной работы любого предприятия возросла актуальность электронного ведения дел, позволяющая существенно повысить эффективность работы.
Управление договорами
Наиболее важной задачей практически в любой области бизнеса является успешное управление договорами. Адекватная реализация этой задачи позволяет существенно повысить экономическую эффективность предприятия, а также максимально снизить возможные риски. Кроме того, успешное управление договорами оказывает благоприятное влияние на имидж компании.
Электронный архив договоров
В настоящее время необходимым атрибутом, повышающим эффективность системы управления контрактами, является электронный архив договоров. Суть создания такого архива довольно проста: сначала осуществляется сканирование договоров, затем из полученных файлов формируется база данных, которая и представляет собой электронный архив. Данное решение имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционными бумажными носителями.
Быстрый доступ к документам
Так, электронный архив договоров помогает обеспечить максимально быстрый доступ сотрудников, участвующих в процессе подготовки контрактов к актуальным версиям документации. К тому же, электронные архивы дают возможность оперативно формировать подборки необходимых документов. Такой архив можно интегрировать практически с любыми системами управления контрактами.
Услуги по созданию электронного архива договоров
Воспользовавшись услугой по созданию электронного архива договоров, вы сможете заметно повысить эффективность вашего предприятия за счёт возможности оперативного удовлетворения большого количества запросов к необходимой документации, что позволит многократно снизить внутренние издержки. Также исключается дублирование документов и ощутимо упрощается их поиск.
Повышение надежности хранения
Кроме того, наличие электронных копий договоров существенно повышает надежность их хранения (срок хранения электронного архива на специальных информационных накопителях исчисляется несколькими десятками лет). Плюс к этому, централизация баз данных защитит архив от случайного, либо умышленного уничтожения, ведь для защиты информации используется система регулярного резервного копирования, благодаря чему в случае непредвиденных обстоятельств архив можно будет легко восстановить из последней копии.
