Историческая справка: функции и структура
Архивирование документов организации требует обязательного составления такого документа, как историческая справка. Составляется она за тот период деятельности, которому соответствуют крайние даты документов, по описи передаваемым в архив. Для ликвидированных предприятий историческая справка составляется за все время деятельности. Этот важный документ позволяет оптимизировать хранение информации в архиве и ускорить поиск нужных сведений в случаях запросов в государственный архив.
Историческая справка для организации содержит сведения об истории фонда и непосредственно фондообразователя, краткое описание состава, а также содержания документации – сведения, относящиеся к трем разным разделам справки.
История фондообразователя содержит характеристику истории и условий возникновения предприятия, наименование предшественника и хронологию реорганизаций, в том числе: даты, задачи организации, круг подведомственных подразделений, место в отрасли и разных областях экономики и жизни, переименования и смену подчиненности, структуру. Объединенным фондам нередко требуется также общая история фондообразователей.
К этому же разделу относится информация о составителе фонда, местонахождении его до архивирования.
История фонда – это история документации и ее движения. А именно: даты первого поступления в архивное хранилище, объем, крайние даты. Также сведения о степени сохранности, изменениях в составе, объеме (утраты и экспертизы) документации, незадокументированных периодах.
Важными являются особенности формирования фонда, описаний и систематизации, сведения о нахождении части фонда в составе других архивов или фондов и местах хранения. Фондовые включения (сведения о документации сторонних организаций) также обязательно включаются в историческую справку организации, как и состав фондового научно-справочного аппарата.
Раздел сопровождается аннотацией, библиографией и условиями доступа к документам и их использования.
Характеристика документации фонда – как по составу, так и по содержанию групп документов и отдельных документов, включает информацию о документации, выходящей за рамки хронологии конкретного фонда, его научно-справочном аппарате и видах информационных носителей.
Как составить историческую справку, каким стилем излагать информацию, знает квалифицированный специалист-практик, сотрудник архивного хранилища. Документ обязательно визируется исполнителем (составителем) и руководителем архива и может дополняться в случае пополнения фонда и реорганизации предприятия.
Три экземпляра справки отправляются в государственный архив, один остается в деле описываемого фонда (архив организации).