Это также необходимо, чтобы четко определить максимальные сроки хранения бумаг или ЭД. По результатам экспертной оценки, а также на основании исторической ценности и структурной целостности составляются систематизированные списки архивов делопроизводства, классифицируемые по срокам хранения.
В обязательном порядке составляется подробный перечень различной документации для постоянного и временного архивного хранения. В отдельную группу выделяются акты, которые можно уничтожить по сроку давности. Аналогичный процесс происходит при работе с ЭД и отчетными ведомостями. Члены экспертной комиссии составляют список актов и описей, которые обязан утвердить руководитель организации.
Экспертная оценка архива организации осуществляется исключительно в рамках действующего законодательства и на основании общепринятых правовых нормативных актов, регулирующих деятельность архивного делопроизводства.
ЭПК утверждает описи архивных дел, подлежащих постоянному хранению, а также в обязательном порядке согласовывает описи документации по личному составу, в том числе ЭД.
Уничтожению подлежат документы, одобренные членами ЭПК и включенные в соответствующие акты. Дела вносятся в акт, если срок давности, предусмотренный для конкретных видов документов, приходится на начало года, в котором, собственно, и составляется данный акт. На практике это выглядит следующим образом: архивные документы с максимально возможным сроком хранения три года, переданные в подразделение архива, например, в 2016 году, могут быть включены в соответствующий акт и утилизированы не ранее 1 января 2020 года.
Документация, подлежащая уничтожению, передается на переработку, согласно действующим правовым актам, и оформляется по приемно-сдаточной накладной, где обязательно указываются общее количество дел и фактический вес макулатуры, а также фиксируется дата передачи.