Экспертиза ценности документов и систематизация

При создании архива или при его определённых существенных изменениях требуется экспертиза ценности документов

При создании архива или при его определённых существенных изменениях требуется экспертиза ценности документов, а также составление различных описей, номенклатуры, систематизация дел и перестройка (или создание) структурного аппарата.

Систематизацией архива

Систематизацией архива называется процедура такого распределения документов в архиве, при котором их можно группировать и упорядочивать по общим признакам. Документы обычно типизируются и группируются в дела, рассматриваемые как автономные единицы архивного хранения.

Признаки по которым проходит систематизация

Систематизация может производиться по ряду признаков.

• по номинальному признаку (группировка по одному типу — например, все приказы по персоналу или все акты выполненных работ);
• по предметной области (например, все документы о каком-либо проекте);
• по авторскому признаку (статьи, патенты и т.п.);
• корреспондентскому (переписка с кем-либо);
• географическому (относительно расположения предметной области);
• хронологическому (в зависимости от времени создания или исполнения);
• экспертному (по срокам обязательного хранения, определённых экспертизой ценности документов).

Группировка документов на физических носителях

Как правило, документы на физических носителях группируются по двум признакам (например, «приказы по персоналу за 2005 год» или «переписка с чиновниками Волгограда»).

Электронные архивы 

Электронные архивы намного удобнее по многим параметрам, включая скорость доступа и возможности анализа (составления статистики и эвристических исследований документов). Электронные архивы позволяют «на лету» классифицировать любые документы по любым признакам.

Преимущества электронного архива

Электронные архивы гарантируют отсутствие технических ошибок, автоматизируют большую часть операций и (что иногда становится решающим) занимают достаточно мало места независимо от размера базы данных. Несмотря на трудоёмкость создания и заполнения электронного архива, для многих организаций они являются очень выгодными вложениями.

Экспертиза ценности документов

Экспертизой ценности документов называется процедура оценки необходимости хранения документов.

Составление номенклатуры

Первый этап экспертизы ценности документов — составление номенклатуры, указывающей сроки хранения дел.

Обработка документов

Второй этап — обработка документов для сдачи в архив компании.

Уточнение ценности документов при передаче в госархив

Третий этап экспертизы ценности документа — уточнение ценности документов при передаче из архива компании в госархив.