Для чего проводится экспертиза ценности документов?
В процессе деятельности организаций, фирм, предприятий создаются различные документы, содержащие ту или иную информацию. Ценность ее может быть разной.
Значительная часть документов содержит информацию одноразового характера, после прочтения которой к документам больше не возвращаются. В других документах содержатся сведения, которые могут пригодиться в течение нескольких лет.
Есть и еще одна определенная группа документов – содержащиеся в ней сведения имеют научную и практическую ценность. Документы последнего типа должны храниться постоянно, так как могут понадобиться в любой момент.
Как самостоятельный вид архивной работы экспертиза ценности документов в России была узаконена более 150 лет назад из-за переполнения исторических ведомственных архивов. Единых критериев оценки документов тогда не было, подобная система была создана только во второй половине ХХ века.
Поскольку старые структуры государства периодические разрушаются, равно как и время от времени появляются новые организации и формы собственности, то и различные положения в экспертизе ценности документов периодически пересматриваются.
В условиях резко увеличивающегося количества документов невозможно сохранить в нужном объеме все необходимые. Равно как и необоснованное уничтожение всего одного листика может нанести серьезный ущерб истории региона или государства. Потому и растет значение профессиональных принципов проведения экспертизы ценности документов, которые могут и должны обеспечить объективный отбор документального наследования.
Также необходимо непрерывное сотрудничество различных организаций, фирм и предприятий, обязанных контролировать отбор документов еще на стадии делопроизводства.
Данной экспертизе подлежат все документы на любого вида носителях, находящиеся в муниципальной или федеральной собственности. Те документы, которые не были признаны ценными, уничтожаются в установленном порядке по истечению их срока годности. До окончания процедуры установления ценности документов их уничтожение запрещается.
Первая и главная задача процедуры определения ценности документов – выявить среди огромного их числа те, которые имеют научную ценность, с последующей передачей таких в государственные архивы.