Самое удобное и практичное решение для хранения документов, для него не требуется много места, поиск документов в электронном виде происходит мгновенно, а безопасность его выше, чем у классического бумажного архива. Формирование архива в электронном виде начинает с обработки бумажных документов. Каждый из них и дела, которые они формируют, проходят через экспертизу ценности. В ходе проверки устанавливается — нужно ли хранить документ или достаточно оставить запись о нем и ссылку на опись уничтоженных бумаг. Отобранные экспертной комиссией документы будут составлять архив.
Смета включает в себя:
- затраты на работу специалистов;
- расходы на специальное оборудование (в случае если заказчик решает пополнять архив самостоятельно) и ПО;
- покупку мощностей для хранения информации (сервера, жестких дисков) или аренду (в облачном сервисе, в дата-центре.
Оцифровка документов
Оцифровка позволяет получить электронную копию документа в заданном формате. Это pdf. для текстов или jpeg. для графики. Специальное программное обеспечение превращает эти форматы в удобные для работы — распознает для удобства хранения и работы. После этого каждый документ получает свои атрибуты: дату создания, источник, какие-либо дополнительные теги. После этого документ готов отправиться в нужное дело в электронном архиве. В последующем архив будет нуждаться в пополнении. Выполнить его заказчик может как самостоятельно, так и обратившись в «Архив Гарант». Второй вариант удобней: организации не нужно нанимать специалиста в штата и закупать комплект оборудования и ПО.
Почему мы:
- опыт работы по созданию архивов из сотен дел и десятков тысяч документов;
- только современные бесконтактные портативные и планетарные (для документов большого формата и книг) сканеры;
- работы по сканированию на своей территории и с выездом к заказчику;
- разработка разветвленных архивов со множеством уровней доступа и поиском документов по тегам, пословно и по атрибутам.
Мы берем на себя не только формирование электронного архива документов, но и его поддержку: на инцидентной или постоянной основе. А значит, архив заказчика всегда будет содержать актуальную информацию.
