В современной архивной сфере постоянно поднимается вопрос выбора технологий с точки зрения возможности перевода в электронную форму, а также способы сохранения оригиналов документов до этого момента. Как таковой вопрос где хранить оригинал документа более важен, нежели вопрос сохранения электронной копии. Регулярно проводятся исследования на предмет отбора документов на оцифровку, выбора оборудования и подходов к переносу, учитывающих состояние документа.
Причина разрушения документов
Основная причина разрушения документов на физических носителях в открытых архивах — это вовсе не влияние окружающей среды или негативных факторов условий фонда, а небрежное использование читателями и персоналом архива.
Создание копии документа
Широко используется метод, зарекомендовавший себя в публичных библиотеках и спецфондах — создание копии документа и предоставления доступа именно к ней. Логическое завершение этой тенденции — перевод данных в цифровую форму для обеспечения доступа любым количеством пользователей.
Основная цель оцифровывания
Итак, основная цель оцифровывания — это предоставления доступа к документам и обеспечение сохранности информации. Важно отметить, что сам процесс оцифровки может существенно изменить состояние документа, что, несомненно, допустимо далеко не всегда. Таким образом налицо парадокс: с одной стороны нам необходимо хранить оригинал документа без изменений, а с другой, чтобы этого достичь, требуется подвергнуть его опасности разрушения.
Правильный выбор сканирующего оборудования
Чтобы обеспечить хранение документа, важно выбирать правильное сканирующее оборудование, используемое не для коммерческого использования, а именно для пересъёмки хрупких документов. Следует чётко понимать условия оцифровки и выбирать те из них, которые обеспечивают минимизацию ущерба для носителя.
Возможный вред для документов
К примеру, известная проблема при сканировании документов в библиотеках — это излучаемое оборудованием тепло, наносящее непоправимый вред материалу носителю. Второй фактор — ультрафиолетовое облучение на длине волны 300-700 нанометров, разрушающее основу документа. Основные источники — солнечный свет. Третий вопрос — химическая активность молекул в материалах носителя, катализируемая за пределами основного хранилища.
Оценить опыт аналогичных организаций
Таким образом, перед оценкой возможности перевода архивного фонда в цифровую форму, следует оценить опыт аналогичных организаций и определить, насколько допустима процедура, какого оборудования и каких мер она потребует.
