Инвентаризация архива — это ряд действий, которые направлены на проверку архивных дел и документов. Как правило, инвентаризация архива проводится для документов оперативного срока хранения, иногда — для дел временного и постоянного срока хранения. Для уточнения наличия и состава дел в архиве выполняется инвентаризация дел длительного срока хранения.
Справочный аппарат архива
Справочный аппарат архива состоит из совокупности инвентаризационных описей и дел с документами, которые сгруппированы по классифицирующим признакам.
Инвентаризация электронного архива
Если мы говорим об инвентаризации электронного архива, то обычно под этим подразумевается учет физических носителей и ревизия логической целостности документов на них. Чаще всего, прогрессивные электронные архивы уже содержат в себе инструменты для инвентаризации.
Инвентаризация архива может проводиться в следующих случаях:
- Локально, в некоторых частях хранилища или по отдельным видам документов.
- Время от времени, когда необходимо контролировать фонды, имеющие важное значение.
- По главным фондам — для того, чтобы оценить состояние главных фондов на момент проведения инвентаризации архива.
Масштабы инвентаризации
Инвентаризация архива бывает полной и частичной, зависит от масштаба данной процедуры. Инвентаризации может показать, что часть документов была утрачена. Это влечёт за собой соответствующие меры и оформление отдельных документов — начиная от обращения в государственные органы для розыска документов до составления актов об утрате документов.
Контроль состояния архива
Кроме того, что инвентаризация архивов необходима для контроля состояния архива, она также облегчает работу с архивными документами, а значит — экономит Ваше время и деньги.
