В компанию документация поступает по почте и по электронной почте, по факсу, посредством курьера или фельдъегерской связи.
Что делать
В больших организациях организовывается служба делопроизводства, сотрудниками которой выполняются прием и первичная обработка поступающих документов. В небольших фирмах секретарь принимает и обрабатывает входящие документы самостоятельно. В крупных корпорациях иногда создаются экспедиции, в обязанности которых входит обработка входящей документации.
В чем заключаются прием и первичная обработка поступающих документов?
Грамотный прием и первичная обработка поступающих документов экономят время, освобождают руководство компании от решения малозначительных вопросов. В наши дни можно обратиться к грамотным архивариусам, которые в сжатые сроки наладят прием и обработку входящей документации
Проверка правильности доставки
Прием и первичная обработка поступающих документов начинается с проверки правильности доставки. Если выявляется корреспонденция, на которой указан другой адрес, она пересылается отправителю. При поступлении заказных писем получатель расписывается. Тщательно отбираются письма, на которых указано, что отправлены они лично.
У оставшихся писем конверты вскрываются
Затем оценивается состояние документации и наличие приложений. При необходимости конверты прикрепляются к документу. Обо всех поврежденных документах составляются акты. Один экземпляр акта вместе с поврежденным документом отправляется обратно отправителю. Если поступает документация с надписью «срочно», то в обязательном порядке указывается время получения документов.
Затем корреспонденция систематизируется
Отбирается документация, предназначенная для руководства компании. Выявляются письма, которые необходимо отправить в структурные подразделения.
Как учитываются входящие документы?
Вся поступившая документация регистрируется. В правом нижнем углу первого листа документа проставляется отметка, на которой указывается порядковый номер и дата поступления бумаг. При приеме срочной документации указываются часы и минуты поступления документации. Затем заполняется регистрационная форма: журнал или карточка.
Необходимо наладить прием и первичную обработку
Обратитесь к нам! Архивисты компании «Архив Гарант» помогут вам справиться с поступающей в компанию корреспонденцией и сэкономят ваше время.
Что делать
В больших организациях организовывается служба делопроизводства, сотрудниками которой выполняются прием и первичная обработка поступающих документов. В небольших фирмах секретарь принимает и обрабатывает входящие документы самостоятельно. В крупных корпорациях иногда создаются экспедиции, в обязанности которых входит обработка входящей документации.
В чем заключаются прием и первичная обработка поступающих документов?
Грамотный прием и первичная обработка поступающих документов экономят время, освобождают руководство компании от решения малозначительных вопросов. В наши дни можно обратиться к грамотным архивариусам, которые в сжатые сроки наладят прием и обработку входящей документации
Проверка правильности доставки
Прием и первичная обработка поступающих документов начинается с проверки правильности доставки. Если выявляется корреспонденция, на которой указан другой адрес, она пересылается отправителю. При поступлении заказных писем получатель расписывается. Тщательно отбираются письма, на которых указано, что отправлены они лично.
У оставшихся писем конверты вскрываются
Затем оценивается состояние документации и наличие приложений. При необходимости конверты прикрепляются к документу. Обо всех поврежденных документах составляются акты. Один экземпляр акта вместе с поврежденным документом отправляется обратно отправителю. Если поступает документация с надписью «срочно», то в обязательном порядке указывается время получения документов.
Затем корреспонденция систематизируется
Отбирается документация, предназначенная для руководства компании. Выявляются письма, которые необходимо отправить в структурные подразделения.
Как учитываются входящие документы?
Вся поступившая документация регистрируется. В правом нижнем углу первого листа документа проставляется отметка, на которой указывается порядковый номер и дата поступления бумаг. При приеме срочной документации указываются часы и минуты поступления документации. Затем заполняется регистрационная форма: журнал или карточка.
Необходимо наладить прием и первичную обработку
Обратитесь к нам! Архивисты компании «Архив Гарант» помогут вам справиться с поступающей в компанию корреспонденцией и сэкономят ваше время.