Один из важных вопросов, касающийся порядка уничтожения документов и их архивной обработки — это исполнение формальностей нового закона
С начала 2010 года вступили поправки в закон «О персональных данных», служивший темой обсуждений на протяжении последних месяцев ушедшего 2009 года.
Дело в том, что положения закона предусматривает достаточно жесткие требования к лицам и организациям, имеющим доступ к персональным данным. По сути, основная сложность выражается в затратности перехода к новым процессам и трудоёмкости их исполнения.
Операторы персональных данных будут вынуждены выполнять требования ФСТЭК и ФСБ, разработанные для обеспечения защиты информации. Первый вопрос, который касается порядка уничтожения документов и документооборота компаний — это создание достаточно большого количества нормативных документов, действующих внутри организации.
Предполагается, что будет разработана новая система порядка работы с персональными данными, которая будет использована для каждого предприятия. Эксперты говорят о введении системы менеджмента персональных данных, подобной имеющейся на текущий момент системе контроля качества.
Один из важных вопросов, касающийся порядка уничтожения документов и их архивной обработки — это исполнение формальностей нового закона.
В качестве примера возможных сложных ситуаций можно привести требование по порядку уничтожения документов, содержащих персональные данные через 3 дня после завершения их обработки (эта норма закреплена в новом законе). С другой стороны, те же кадровые документы требуется хранить очень долго — существенно больше трёх дней.
Если организация указывает условие завершения обработки, совпадающей с завершением оперативной работы с данными в подразделениях, то налицо нарушение порядка уничтожения документов по одному из законов. Также на данный момент возможно принятие поправок к закону, смягчающих требования и меняющих дату завершения обработки или дату обязательного уничтожения. 12 ноября 2009 года поправки были внесены в Госдуму В. Резником.
Предлагается изменение закона в следующих частях: договорные отношения, регламентирующие порядок хранения и порядок уничтожения документов с персональными данными; осуществление обработки в обязательных случаях; собственные потребности оператора при ненарушении прав субъекта персональных данных.
Вывод! Соблюдайте правильный порядок хранения и уничтожения документов.