Периодически у находящихся на предприятии документов истекает срок хранения и надобность в них отпадает. Тогда для руководства компании становится актуальным вопрос — как правильно уничтожить документы?
Методы уничтожения бумажных документов
Основными методами уничтожения бумажных документов на сегодняшний день являются:
- сжигание;
- шредирование;
- химическая обработка;
- закапывание.
Выбор метода уничтожения документов
У каждого из четырех данных способов есть свои плюсы и минусы. Какой из них применить в данном конкретном случае – зависит от сложившейся практики делопроизводства, а также от возможностей конкретного предприятия.
Сжигание документов
Простейшим способом уничтожения документов и содержащейся в них информации было и остается сжигание. При условии правильного применения этот способ гарантирует уничтожение информации без возможности ее восстановления. Обойтись можно и подручными средствами, без использования дорогого оборудования.
Недостатки метода уничтожения документов сжиганием
Однако у данного метода есть и серьезные недостатки. Для ликвидации большого объёма документов необходимо не только время, но и бдительность и добросовестность исполнителей – так как, хотя бумага и хорошо горит, но из-за плотной упаковки может сгореть не целиком.
Необходимость подходящего для сжигания оборудования
Кроме того, сжигать документы следует только на подходящем для этой цели оборудовании (к примеру, в котельной). Если же пытаться сжигать связки бумаг на костре, то ветер разнесет сгоревшие только наполовину документы по всему району. Также считается, что сжигание чего-либо вредит экологии, поэтому в некоторых государствах данный метод уже не практикуется.
Химическая обработка документов
Химическая обработка документов приводит к их размягчению и превращению в однородную бумажную массу. Данный способ надежен, но недешев. И у него тоже есть свои минусы. Для проведения химического уничтожения бумаг нужно особое оборудование и реактивы, кроме того, он достаточно длительный.
Метод закапывания документов
В США одно время был очень популярен метод закапывания документов. Вместе с другим мусором бумаги вывозили на свалку, где и закапывали. Но популярность данного способа резко упала после нескольких судебных заседаний, когда ответчикам для соблюдения закона пришлось за свой счёт выкапывать документы и выбрать среди них те, которые имели отношение к рассматриваемому делу.
Недостаток данного метода
Кроме того, в большинстве случаев закопанные документы хорошо сохраняются – а значит, могут быть выкопаны и прочтены заинтересованными лицами. В этом и заключается главный недостаток данного метода.
Шредирование документов
Сегодня на вопрос «как правильно нужно уничтожать документы?» лучшим ответом является: «подвергнуть их шредированию». Именно такой вариант повсеместно используется в оперативной работе.
Включение во внутренний регламент шредирование документов
Во многих предприятиях требование обязательной ликвидации документов в шредере включается во внутренний регламент и контролируется службой безопасности. Однако мощные шредеры, способные в короткие сроки ликвидировать солидный объём ненужных бумаг стоят недёшево, также в этом случае не избежать процедуры вывоза нескольких мешков бумажной массы.
