Электронный архив, это современное решение для делопроизводства. Если вы решились сделать электронный архив, то сразу можно выделить несколько плюсов, к которым относятся экономия денег и времени, повышение эффективности управления компанией и оптимизация бизнес-процессов. Так же не стоит забывать, про налоговые проверки, ведь подготовить пакет документов к ним, дело все го нескольких минут. Но к формированию базы данных нужно подходить профессионально, ведь только так можно сократить расходы на электронный архив и сделать его правильно. В каждом случае цена формируется индивидуально, так как она напрямую зависит от сложности и объема выполняемых работ.
Расходы на электронный архив включают в себя:
- ознакомление с документацией, определение ее состояния, сортировку, индексацию;
- сканирование (в этот пункт включена оплата за применяемое оборудование и услуги персонала);
- распознавание текста (этот шаг не является обязательным, некоторым клиентам достаточно графических файлов);
- выбор программного обеспечения, его установку и настройку на компьютерной технике заказчика;
- внесение оплаты за серверы, на которых хранится вся информация.
Обучение сотрудников
Еще один пункт расходов на электронный архив — обучение сотрудников фирмы, предприятия или организации пользоваться новой базой данных. Рассматриваются такие вопросы, как внесение изменений в структуру архива, обеспечение удаленного доступа с разными уровнями прав, удаление ненужных файлов и многое другое. Наши специалисты не только создадут для вас электронный архив, но и дадут четкие рекомендации по сокращению финансовых затрат.
Расходы можно существенно сократить, если:
- следить за состоянием бумаг и своевременно их систематизировать;
- поэкспериментировать с параметрами сканирования (разрешением, цветностью);
- подойти рационально к вопросам индексирования (сократить количество поисковых полей);
- выбрать недорогое программное обеспечение, которого будет достаточно для вашей организации;
- самостоятельно проводить администрирование, а, возможно, и техническую поддержку ПО;
- обойтись без внедрения дополнительных настроек под личные требования;
- выбрать сервер для хранения информации с минимальными параметрами.
Чтобы внедрить все задуманное и правильно рассчитать расходы на электронный архив, лучше воспользоваться услугами профессионалов.
