Как составить опись документов
Данный вопрос задают владельцы и руководители многих компаний, существующих достаточно долгое время. От качества и грамотности составления описи зависит корректность и простота ведения архива и делопроизводства, поэтому квалификация и опыт сотрудника, которому поручили такую задачу, являются определяющими факторами.
Опись документов
Опись документов представляет собой архивный справочник, на основе которого составляются другие справочники архива — каталоги, указатели, путеводители и т.д.
Архивный справочник
Справочник состоит из самих описательных статей, выводов, листа-заверителя, на котором оставляют печать компании и подписи ответственных лиц, а также оглавления или справочного аппарата, позволяющего быстро найти нужную статью.
Все элементы — от статей до оглавления — влияют на качество как самой описи, так и будущей архивной работы.
Кому доверить составление описи?
- Руководителю службы или всей компании. Если вы занимаете руководящую должность, вы можете выполнить данную работу самостоятельно, защитив себя от возможных ошибок сотрудников. К сожалению, не всегда руководитель имеет достаточно опыта или времени, что вынуждает его перепоручать составление описи документов другому сотруднику.
- Секретарю или сотруднику архива. В этом случае вы можете надеяться на то, что опись будет составлена корректно и в будущем не отнимет у вас и ваших сотрудников время на корректировки. Однако, учитывая большой объем текущей работы и нехватку кадров, секретарь может затянуть составление описи на несколько недель или месяцев. А если он недостаточно квалифицирован, опись может быть составлена в ненадлежащей форме и с фактическими ошибками.
- Специализированной компании. Вы передаете составление описи документов профессионалу, оговариваете сроки и получаете готовый справочник в указанную в договоре дату. В этом случае вы снижаете нагрузку на своих сотрудников и получаете заведомо качественный результат.
Как составить опись документов без ошибок?
Лучший способ не допустить ошибки — передать работу специалисту с соответствующей квалификацией и опытом. Составление описи документов требует особых навыков, внимательного ознакомления с бумагами, умения правильно классифицировать и группировать документы разных видов. Обратившись в нашу компанию, вы доверите эту сложную и ответственную работу профи. Не стоит пытаться разобраться с документами самостоятельно или передавать неопытному сотруднику — все гораздо проще.
Работа специалистов нашей компании
Специалисты, работающие в нашей компании, смогут составить опись документов за несколько дней и проведут дополнительные работы в архиве, если они вам потребуются. Точное соблюдение сроков и безупречное качество работы гарантированы.
