Компания «Архив Гарант» имеет успешный пятилетний опыт работы в такой сфере, как хранение документов вне офиса.
Деятельность компании «Архив Гарант»
Свою деятельность она осуществляет в соответствии с ныне действующим законодательством Российской Федерации и утвержденными стандартами хранении и обработки архивной документации. Еще один из ориентиров для нашей работы – это передовые технологии.
Услуги по созданию электронного архива
В связи с этим мы осуществляем услуги по сканированию бумаг и создания электронного архива.
Создание электронного архива должно учитывать наличие функций:
- Создание каталога документов в иерархической последовательности;
- Сортировка документов по видам информации;
- Хранение электронной документации или копий бумаг в цифровом виде;
- Поиск документов по иерархическому признаку или по атрибутам;
- Предоставление доступа к документации на основе прав пользователей;
- Печать документов;
- Просмотр дел;
- Работа с копиями важных бумаг;
- Создание резервных копий;
- Уничтожение документов;
Администрирование электронной системы
Администрирование электронной системы, например регистрация новых пользователей и определение их степени доступа;
Цифровой архив и система электронного оборота документации
Следует знать, что цифровой архив не может полностью заменить систему электронного оборота документации, они друг друга дополняют. Эти две системы работают аналогично процессу для традиционных бумажных носителей. Основное отличие содержится в том, что система цифрового архива рассматривает структурированное хранение той информации, которую не подлежит изменять.
Отличительные черты организации электронного архива
Организация электронного архива имеет свои отличительные черты. В отличие от документооборота в организации пользователи имеют доступ к архивной информации, но не имеют права на ее изменение. Кроме того все документы остаются в центральном сервере, а пользователи для работы получают только электронные копии. В электронных архивах много внимания уделяется вопросам резервирования и защиты информации.
Положительные стороны электронного архива
Создание электронного архива для организаций стало возможно несколько лет назад. Сейчас много организаций выбирают именно этот способ обработки баз данных и документов. Этот способ позволяет значительно экономить на затратах при изготовлении копий документов. Цифровой архив обеспечивает большую оперативность для доступа к нужной информации, чем традиционное хранение документов. Сотрудник может запросить нужную бумагу, не покидая место работы.
Кроме того с подобной информацией легче работать.
Минимизация рисков потери документов
Есть и еще одна положительная сторона у электронных архивов, здесь риск потери минимален, потому что пользователь работает только с копией, а оригиналы хранятся на сервере. Существует еще одна возможность, которая не предусматривается архивом на бумажных носителях: с одним и тем же документом могут работать одновременно разные пользователи.
