В последнее время как перед крупными, так и перед малыми предприятиями и организациями остро встал вопрос грамотного формирования электронного архива
Опыт хранения документов в электронных архивах в нашей стране еще относительно невелик, по сравнению с ведущими западными странами. Между тем в последнее время, в связи с бурным развитием темы «электронного правительства», наблюдается активный переход государственных, общественных и коммерческих субъектов на электронный документооборот. В этой связи как перед крупными, так и перед малыми предприятиями и организациями, остро встал вопрос грамотного формирования электронного архива.
С точки зрения архивного дела, главной задачей электронного архива является гарантированная сохранность всех включенных в него документов и обеспечение их юридической значимости. Чтобы добиться этого, в первую очередь необходимо обратить самое серьезное внимание на качество сканирования бумажных документов и перевода их в электронный формат. Главная задача – добиться безупречной читаемости электронного документа. После сканирования файлы документов помещаются для хранения на материальный носитель с использованием специального программного обеспечения. Возможно хранение документов в онлайн-системе, что, однако, может иметь нежелательные последствия в результате сбоев на удаленном сервере или проблем в канале связи.
В процессе размещения документов на жесткий диск компьютера, внешний накопитель, сервер компании или после проведения этой процедуры, выполняется систематизация документов по определенному признаку или признакам. Примерно так же, как в традиционном бумажном архиве, файлы «раскладываются» по виртуальным «делам», по рубрикам, систематизируются в каталоги, хотя возможны и альтернативные варианты «раскладки» содержимого архивной базы данных. Главная цель — сформировать логическую структуру файлов с возможностью оперативного доступа к любому из них, благодаря которой работать с документами можно будет легко и эффективно.
Как показала наша многолетняя практика оказания услуг по переводу бумажных архивов в электронный вид, в связи с многочисленными сложностями при организации электронного архива заниматься его организацией самостоятельно нежелательно. Не имея ни технических, ни кадровых ресурсов, для выполнения столь сложной задачи, как создание электронного архива, при отсутствии необходимого опыта и знаний, по объективным причинам, нельзя гарантировать эффективную сохранность архива. Намного проще воспользоваться услугами наших специалистов, которые сделают все быстро, качественно и недорого, причем настолько, что Ваши затраты на электронный архив окупят себя в течение 6-и месяцев. Обращайтесь!