Работа ни одной компании, ни одной фирмы не обходится без создания, использования кадровых документов, архивирование которых представляет собой достаточно сложный и длительный процесс.
Как проводится архивация кадровых документов
Если говорить в общем, то на вопрос, как проводится архивация кадровых документов, есть два ответа:
- вы можете заниматься архивацией самостоятельно, а можете
- обратиться в архивную компанию, которая работу с кадровыми документами возьмет полностью на себя.
Что выбрать? Самостоятельную, длительную и трудоемкую работу или же предпочесть платные услуги профессионалов? Попробуем разобраться в этом вопросе.
Архивация кадровых документов
Итак, для начала стоит поговорить о том, как проводится архивация кадровых документов самостоятельно.
Первый этап: определить в каком виде хранить документы
На первом этапе необходимо определиться с тем, в каком виде вы будете хранить кадровые документы: можно хранить в бумажном виде, некоторые данные можно занести в компьютер, и наконец, в фирме может быть создана компьютеризированная система хранения кадровых документов.
При этом компьютеризированная система не исключает хранения документов и в бумажном виде: в работе вы в любом случае не обойдетесь без документов, которые содержат подпись работника — трудовые договоры, отчеты, справки, анкеты и так далее.
Второй этап: архивация документов
В зависимости от выбранного вами вида архивирования, ответ на вопрос, как проводится архивация кадровых документов, может быть различным. Впрочем, есть и общие правила, которым вы должны следовать вне зависимости от того, в бумажном или электронном виде планируете хранить документы. В личное дело каждого работника необходимо собрать документы и бумаги, его касающиеся. Необходимо составить список документов, которые необходимо обязательно включить в личное дело. Не забудьте о том, что содержание архивируемых документов не должно противоречить принципам хранения конфиденциальных данных.
Повышение эффективности и удобства
Есть один нюанс, который позволит вам на вопрос, как проводится архивация кадровых документов, найти наиболее оптимальный ответ. Для того, чтобы хранение и архивация кадровых документов была наиболее эффективной и удобной, нужно использовать разделители.
Систематизация документации
Также рекомендуется систематизировать документацию: документы, относящиеся к периоду до поступления на работу; трудовой договор; записи о пропусках по болезни, отгулах; документы, которые не относятся к рабочему процессу (например, сведения о полученном ипотечном кредите); документы, которые относятся к продвижению по службе (изменения зарплаты, сведения о тренингах и так далее).
Услуги профессионалов
Подводя итог вышесказанному, хочется отметить, что архивация кадровых документов самостоятельно — процесс весьма трудоемкий, длительный и зачастую малоэффективный. Поэтому все большее количество компаний, фирм, отвечая на вопрос, как проводится архивация кадровых документов, говорят о необходимости услуг профессионалов.
Архивные услуги от «Архив Гарант»
Мы на архивном рынке работает уже достаточно давно, и на сегодняшний день является лидером в своей области.
С нами ответ на вопрос, как проводится архивация кадровых документов, станет простым и понятным: вы обращаетесь в нашу компанию, мы быстро и качественно систематизируем документы, обеспечив им надлежащее хранение. Обращайтесь!
