В результате деятельности любой организации формируется некоторый объем документации, который, по истечении определенного времени, необходимо сдать в архив, при этом каждый документ обязательно должен быть прошит.
Основные правила архивной обработки дел
Профессиональная прошивка документации не только существенно облегчает ее хранение и транспортировку, но и является своеобразной гарантией сохранности архивируемых документов. Отвечая на вопрос «как сшить документы для архива», необходимо руководствоваться рекомендациями, определяющими правила сшивания документации. Не стоит забывать, что правила приема в государственных и муниципальных архивах могут быть разными, поэтому для начала нужно их уточнить.
Прежде всего необходимо подготовить документы:
- сформировать дело согласно правилам;
- составить внутреннюю опись подшиваемых документов, если требуется;
- пронумеровать все листы дела;
- освободить листы от скрепок и скоб.
Заверительный лист
Не стоит забывать и про лист-заверитель. На нем обязательно должно быть указано:
- количество прошнурованных и пронумерованных листов;
- Ф.И.О, должность и подпись заверителя;
- дату оформления документа.
Переплет документов
Листы, сложенные в нужном порядке, зажимаем струбциной или просто придавливаем и прокалываем шилом. Для облегчения выполнения этой операции можно приобрести специализированное устройство для прошивки документов. Строго по вертикали на расстоянии не меньше 3 см друг от друга проделываем 3 отверстия. Специальную иглу со вставленной в нее суровой ниткой (это также может быть шпагат или лента) продеваем, начиная с обратной стороны документа, через средний прокол, оставляя свободным небольшой кусочек нити. Далее иглу с лицевой стороны документа вводим в верхнее отверстие и направляем в нижнее с обратной стороны документа. Когда игла выходит на титульную сторону, вводим ее в среднее отверстие. Оба конца нити на тыльной стороне необходимо завязать в крепкий узел вплотную к последнему листу подшивки.
Консультация от профессионалов
Консультационная услуга «как сшить документы для архива» является одной из составляющих сервисного портфеля нашей компании. Обратившись к нам, Вы гарантированно получите квалифицированные ответы на все вопросы, связанные с ведением делопроизводства.
