Каждый случай индивидуальный, но минимальный срок хранения — пять лет после года окончания срока действия договора.
Сотням предприятий в процессе своей деятельности приходится заключать различные договоры. Под договорами подразумеваются документы, подтверждающие взаимоотношения предприятия с контрагентами, касающиеся любых направлений его деятельности.
Поскольку любое предприятие могут навестить его акционеры или представители государственных структур с целью осуществления каких-либо проверок, то руководитель предприятия должен заботиться о том, чтобы в его распоряжении находились оригиналы всех договоров, заключённых его организацией с другими организациями и/или частными лицами.
Каждый руководитель предприятия обязан хранить договоры, а также все имеющие отношение к их подписанию и исполнению документы столько, сколько это требуют соответствующие законы (не менее пяти лет). Преждевременная ликвидация договоров, даже выполненная тогда, когда данные договоры стали неактуальными, может иметь неприятные последствия для руководителя предприятия, распорядившегося уничтожить документы ранее установленного законом срока. Согласно общероссийскому классификатору документов, договоры являются организационно-распорядительными документами. Уменьшать срок хранения договоров недопустимо, а вот увеличивать его не запрещено и целесообразно, если на это есть веские причины.
Минимальный срок хранения договоров одинаков как для бумажных документов, так и для тех, которые хранятся в электронном виде. Срок действия договоров может быть как ограниченным, так и неопределённым (то есть документ будет в силе до тех пор, пока одна из сторон не пожелает прекратить сотрудничество). Кстати, срок хранения договора, утратившего свою актуальность, следует отсчитывать не со следующего дня после истечения срока действия договора, а с первого января следующего года.
Когда срок хранения договоров, которые нет необходимости хранить бессрочно, истечёт, руководителю фирмы не стоит просто выбрасывать данные документы на помойку или сдавать в макулатуру. Уничтожением документов должна заниматься экспертная комиссия, составляя при этом документы, свидетельствующие о передаче бумаг на ликвидацию и об успешном выполнении данной процедуры.