Картонирование и формирование связок дел, подлежащих хранению, представляет собой процесс, в рамках которого производится группировка всех исполненных документов организации в отдельные дела согласно номенклатуре дел и систематизации входящих в них документов. Формирование связок дел выступает подготовительным этапом, который предшествует отправке дел на хранение. Данный процесс требует комплексного подхода и предполагает выполнение ряда работ, связанных с описанием дела, нумерацией его страниц, брошюровкой, составлением заверительной надписи.
Правила картонирования и формирования связок дел
Картонирование и формирование связок дел, подлежащих хранению, требует соблюдения следующих правил:
- в дело можно помещать исключительно исполненную документацию в строгом соответствии с заголовками согласно номенклатуре дел;
- дела временного и постоянного хранения следует группировать отдельно;
- допускается картонирование только тех дел, в которые входят документы, собранные за один календарный период (исключение составляют переходящие дела);
- в дела нельзя помещать черновики, лишние копии документов и оригиналы, которые подлежат возврату;
- объем подшитого дела не может превышать 250 страниц.
Сроки хранения и архивирование документов
Стоит отметить, что сроки хранения дел определяют масштабность необходимых работ по архивированию документов. Поэтому данный процесс разделяют на частичное и полное формирование связок дел, подлежащих хранению.
Полное формирование дел в компании «Архив Гарант» предполагает:
- Оформление обложки дела в четком соответствии установленной форме;
- нумерацию страниц, включая составление заверительного листа;
- составление описи входящих в дело документов;
- переплет (картонирование) дела;
- при необходимости — внесение требуемых уточнений и редактирование документов, включая реквизиты обложки дела.
Основные нюансы формирования связок дел, подлежащих хранению:
Все документы, вошедшие в дело, нумеруются, за исключением листов внутренней описи и заверительного листа. Это позволяет не только обеспечить сохранность документации, но и определить порядок расположения документов по значимости.
Нумерация страниц
Нумерация страниц производится простым карандашом, причем цифры отмечаются в верхней части листа справа. Крупноформатные листы, а также печатные издания и документация, на которой присутствует собственная нумерация, нумеруются аналогичным способом.
Подшивка дел
Подготовленные документы дела подшиваются в картонную обложку на четыре протокола. При этом в процессе подготовки документов к подшивке из них в обязательном порядке удаляются все крепления (скрепки, металлические булавки и т.д.).
Работа специалистов компании «Архив Гарант»
Картонирование и формирование связок дел, подлежащих хранению — сложный процесс, требующий специфических знаний и колоссального опыта. Доверив данную работу специалистам компании «Архив Гарант», Вы можете не переживать за сохранность документов Вашей компании и результат!
