Хранение большого количества документации невозможно без специально выделенного помещения. В идеале архивное хранение документации должно осуществляться в специально построенных зданиях, но это – большая редкость.
Архивы размещаются в приспособленных помещениях
В своей работе в области оснащения помещений архивным оборудованием мы столкнулись с тем, что многие компании не могут позволить себе оборудовать отдельные архивные помещения для хранения документации как ввиду высокой арендной платы и дефицита площадей, так и из-за высокой стоимости самого оборудования для хранения и оснащения таких помещений в соответствии с требованиями пожарной безопасности. Это побудило нас предлагать уже готовые решения по хранению документации.
При выборе архивного помещения необходимо учитывать:
- наличие отопления и вентиляции;
- пожарная безопасность;
- отсутствие магистральных водо-газонесущих трубопроводов;
- наличие запасного выхода.
Не стоит забывать о степени значимости документов
Необходимо разделять те документы, которые имеют историческую ценность и передаются госархивам по соответствующим соглашениям. И те, что такой ценности не представляют, однако хранить их где-то надо, в то время как организация не располагает необходимыми помещениями, поэтому сдает такие документы в государственный или частный архив. Так вот если первые хранятся за счет государства, то за вторые организации придется платить.
Документы следует хранить в соответствии с номенклатурой
Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранение документации в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.
Обеспечение быстрого и удобного доступа к документам
Чтобы обеспечить оперативный поиск документации, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания. Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документации и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.
Изменения в устав
Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало учреждениям и организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документации по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.
Права и обязанности
Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документации.
Почему мы
Предлагаемое нами депозитарное (внеофисное) хранение документации и конфиденциальное уничтожение документов позволяет нашим клиентам решить проблему нехватки архивных площадей. Сохранение возможности постоянного доступа к своим документам. Сэкономить средства на дорогостоящих офисных площадях и создании и обслуживании собственного архива.
