В идеале архивное хранение документации должно осуществляться в специально построенных зданияхХранение большого количества документации невозможно без специально выделенного помещения. В идеале архивное хранение документации должно осуществляться в специально построенных зданиях, но это – большая редкость.
В своей работе в области оснащения помещений архивным оборудованием мы столкнулись с тем, что многие компании не могут позволить себе оборудовать отдельные архивные помещения для хранения документации как ввиду высокой арендной платы и дефицита площадей, так и из-за высокой стоимости самого оборудования для хранения и оснащения таких помещений в соответствии с требованиями пожарной безопасности. Это побудило нас предлагать уже готовые решения по хранению документации.
Необходимо разделять те документы, которые имеют историческую ценность и передаются госархивам по соответствующим соглашениям. И те, что такой ценности не представляют, однако хранить их где-то надо, в то время как организация не располагает необходимыми помещениями, поэтому сдает такие документы в государственный или частный архив. Так вот если первые хранятся за счет государства, то за вторые организации придется платить.
Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранение документации в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.
Чтобы обеспечить оперативный поиск документации, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания. Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документации и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.
Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало учреждениям и организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документации по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.
Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документации.
Предлагаемое нами депозитарное (внеофисное) хранение документации и конфиденциальное уничтожение документов позволяет нашим клиентам решить проблему нехватки архивных площадей. Сохранение возможности постоянного доступа к своим документам. Сэкономить средства на дорогостоящих офисных площадях и создании и обслуживании собственного архива.