Хранение кадровой документации играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.
Это есть в любой организации
Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.
Ответственный за кадровую документацию
Персональную ответственность за правильное ведение и хранение кадровой документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, использования и хранения кадровой документации руководитель может быть оштрафован.
Документы по личному составу включают в себя:
- организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);
- распорядительные (приказы по личному составу);
- информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.);
- документы, имеющие юридическую силу (трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2)) и т.п. Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Основы современного делопроизводства
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения и хранения кадровой документации.
Кадровая документация сдается в Госархивы при ликвидации
В отделе кадров личные дела хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения кадровой документации следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых дела располагаются по порядку номеров. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться. При невозможности хранения кадровой документации в офисе можно воспользоваться услугами организаций предлагающих услуги по хранению.
Обязанности работников
Соблюдение правил ведения кадровой документации, хранение кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших задач директора предприятия.
