При комплектовании архива электронными документами должны быть соблюдены все требования отраслевого законодательства.
В последние годы в деятельности организаций разных форм собственности всё более широкое распространение получает использование электронных документов. Работа с ними регламентируется рядом нормативно-правовых актов (заслуживают внимания, в частности, «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», разработанные ВНИИДАД).
Отраслевое законодательство даёт определение электронных документов, содержит правила экспертизы их ценности, устанавливает порядок комплектования архивов электронными документами. В Вашей организации используются документы, о которых идёт речь, и перед Вами стоит вопрос об их передаче в тот или иной архив?
Вы можете не тратить время на изучение требований законодательства и получить при этом уверенность в том, что эти требования при комплектовании архива электронными документами будут полностью соблюдены. Для этого стоит обратиться за профессиональной помощью к специалистам компании «Архив Гарант».
Перед тем, как передать документы, представленные в электронной форме, на архивное хранение, осуществляется экспертиза их ценности. При этом используются критерии содержания, происхождения, степени сохранности, возможности обеспечения долговременного хранения, некоторые другие признаки электронных документов.
Следующим этапом комплектования архива электронными документами является запись последних на машинные носители (или перезапись при наличии необходимости в этом). Документы должны быть упакованы в так называемые контейнеры (выражаясь иначе, быть сохранёнными в специальных форматах архивного хранения).
Документы, сохранённые на носителях, подвергаются проверке, после чего на них в соответствии с действующими правилами составляется сопроводительная документация. На последнем этапе комплектования архива электронными документами осуществляется их передача в архив.
Как мы видим, процесс комплектования архива электронными документами отличается сложностью и требует от лиц, принимающих в нём участие, максимальной ответственности. Попытки руководителей компаний возложить на сотрудников обязанности по такому комплектованию чаще всего приводят к необоснованным тратам рабочего времени, причём без гарантии достижения конечной цели. Обратитесь в компанию «Архив Гарант», и Вы предотвратите простой в работе Вашего предприятия — а значит, исключите возможность возникновения убытков.
При комплектовании архива электронными документами силами наших специалистов будут соблюдены все требования отраслевого законодательства. Этапы комплектования, перечисленные выше, будут реализованы нами максимально оперативно и с безупречным качеством. Немаловажно и то, что цены, установленные нами на оказываемые услуги, вполне доступны.