Если организация ежедневно производит хотя бы несколько десятков новых документов, эта задача переходит и на следующий этап — пополнение архива. Здесь не обойтись без профессионального оборудования и специального программного обеспечения. Первое позволяет оцифровывать большие массивы документов, второе — по возможности ускорить процесс превращения цифровой копии в архивный документ. Компания «Архив Гарант» оказывает услуги по вводу в архив документов: как на этапе создания электронного архива, так и в рамках регулярного его пополнения.
На скорость введения документов влияет:
- качество подготовки документов (расшивка, удаление скрепок, проверка читабельности текста, штрихкодирование);
- характеристики сканирующего оборудования;
- мощность программного обеспечения, с помощью которого распознаются цифровые копии.
Офисный сканер не подходит
Для работы используют портативные документ-сканеры или стационарные машины планетарного типа. Последние могут работать с бумагами любого формата, вплоть до А0 и документами нестандартного размера, а также с книгами и делами, которые невозможно расшить. Бесконтактные портативные сканеры помогают если не максимально автоматизировать оцифровку документов, то сделать ее полуавтоматической. Оператор нужен, но скорость сканирования такова, что за рабочую смену удается оцифровать тысячи документов.
Штрихкодирование
На этапе подготовки документов к оцифровке делаются шаги и для автоматизации распознавания. В частности, на бумаги наносятся штрихкоды разных типов для программ распознавания. Оцифрованный документ — это полуфабрикат, которому еще рано занимать свое место в архиве. Современное программное обеспечение позволяет автоматизировать этот процесс. В зависимости от характеристик документа (приказ, договор, чертеж, снимок), он переводится в нужный формат, атрибутируется — и только тогда может считаться полноправным архивным документом.
Услуги автоматизации наполнения архива
Наши специалисты помогут автоматизировать обработку документов любого типа и формата. Мы создаем и наполняем архивы как обычными офисными документами, одинаковыми у всех компаний, так и специфическими: чертежами, графиками, снимками и проектной документацией.
