Номенклатура архивных дел

Составление номенклатуры архивных дел

Номенклатурой дел называют систематизированный список наименований папок или дел, где в обязательном порядке должен быть указан срок хранения документации. Номенклатура архивных дел должна создаваться на основе типовых дел, которые возникают в результате деятельности предприятия, организации, компании.

Процедура формирования номенклатуры архивных дел

Составление номенклатуры архивных дел подразумевает формирование информационного справочника. Причем данная процедура является обязательной для всех учреждений.

Согласование номенклатуры дел

Согласно действующему законодательству, номенклатуру дел необходимо согласовывать с государственным архивом или же с архивным отделом городского совета. Однако перед согласованием номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией и руководителем учреждения.

Облегчение поиска документов

Благодаря составлению номенклатуры дел значительно облегчается поиск документов, поскольку данный процесс подразумевает сортирование документации по определенным видам, индексацию, определение сроков хранения, а также создание картотеки документов.

Формирование номенклатуры дел в ведении документации в компании

Формирование номенклатуры дел является одним из самых важных этапов, посредством которых ведется деловая документация в компании. Причем выполнение данной архивной работы следует производить, согласно общепринятым стандартам. Важно помнить, что в создании номенклатуры принимают участие не все документы. Здесь не должны учитываться реферативные журналы, брошюры, печатные издания, справочники и др.

Виды номенклатуры дел

Всего существует три вида номенклатур дел: примерная, типовая и индивидуальная.

• Примерная номенклатура подразумевает формирование примерного состава дел, соответствующих одному направлению деятельности.
• Типовая номенклатура предназначена для установки типового состава дел для компаний с похожими направлениями деятельности, но в данном случае формируется нормативный акт и единая система индексации.
• Индивидуальная номенклатура включает в себя номенклатуры отдельных структурных подразделений компании. Причем сроки хранения архивных дел, указанные в типовой и примерной номенклатурах, должны быть без изменений перенесены в индивидуальную номенклатуру дел.

Состав номенклатуры дел

Номенклатура дел должна включать в себя не только основной перечень документов, но и дела, не законченные делопроизводством, бумаги, поступившие в учреждение для продолжения. В данном случае речь идет о документах, созданных на компьютере, о контрольных картотеках, о справочных картотеках и др. Также в состав номенклатуры должны входить дела, которые решаются более одного года, их данные должны вноситься в номенклатуру на протяжении всего срока действия документов.

Архивные услуги от компании «Архивный Гарант»

Как видим, составление номенклатуры архивных дел является непростой задачей, поэтому ее решение можно возложить на плечи профессионалов – сотрудников компании «Архив Гарант».