Срок хранения важных бумаг варьируется от нескольких лет до десятилетий. При этом часть документов подлежит своевременному уничтожению. Чтобы избежать непредвиденных материальных вложений на восстановление случайным образом утраченных договоров или финансовых отчетов, необходимо быть предельно внимательным. Зачем организовывать архивное дело на предприятии? Благодаря современным технологиям справиться с большим количеством документации просто.
Грамотная организация работы с бумагами:
- фиксировать первичную документацию;
- систематизировать бумаги специальным образом;
- хранить документы в определенных условиях.
Можно ли это сделать самому
В любой компании этот спектр работ можно выполнить собственными силами. Однако безопаснее заблаговременно обратиться к профессиональным архивистам и поручить им архивное дело на предприятии. Опытные специалисты оперативно и грамотно изучат бумаги, определят их ценность. Проанализировав имеющуюся документацию, рассортируют бумаги на 2 вида: подлежащие уничтожению и имеющие не истекший срок хранения. А также выявят утраченные документы, которые придется восстанавливать в ближайшие сроки. Уничтожение документации с истекшим сроком хранения будет выполнено с учетом действующего законодательства. Первичные документы, которые необходимо беречь несколько лет, будут систематизированы и переданы в архив.
Архивное дело подразделяется на несколько этапов:
- сбор имеющейся документации, ее анализ и подготовка к переводу в электронный формат;
- оцифровка важных бумаг с использование современной техники и программного обеспечения;
- систематизация документации;
- создание единого архива;
- организация хранения важных бумаг.
Хотите грамотно организовать архивное дело?
Воспользуйтесь помощью профессионалов, обращайтесь к нам. Мы гарантируем, что архивация документации будет выполнена в точности с законодательством. Наши опытные архивисты разбираются в особенностях работы с первичными документами. В сжатые сроки они приведут в порядок и электронный, и бумажный архив. Систематизируют бумаги по личному составу, а также бухгалтерскую, техническую и финансовую документацию.
