Если финансовые документы появляются в ходе работы любой организации, то технические — далеко не у всех. Однако и их не мало: акты сверки на вводимое в эксплуатацию оборудование, номенклатура продукции — это такая же техническая документация, как чертеж или архитектурный проект. Задача того, кто ведет архив организации — правильная обработка финансовых и технических документов, атрибуция каждого нового документа и распределение его по делам. В том числе и на основе сроков хранения. Наши специалисты разбираются в специфике документов разных типов: и подходят к оценке ценности, подготовке к оцифровке и вводу в архив в соответствии с их особенностей. Номенклатура дел, связанных с бухгалтерией и финансами — самая крупная в любой организации. Она может включать в себя сотни позиций: в зависимости от того, по каким основаниям документы формирую в дела.
Чаще всего дела формируются по:
- контрагентам поставщикам, покупателям, арендаторам;
- источникам формирования — это могут быть любые структурные подразделения организации;
- срокам хранения — дела временного, долгосрочного и постоянного хранения.
Электронный архив документов позволяет удобно хранить документы. Их можно искать по множеству атрибутов, используя полнотекстовый или тематический поиск. А также — поиск по дате создания и крайнему сроку хранения. Сроки хранения бухгалтерских и других финансовых документов утверждены в Приказе Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558 и 402-ФЗ.
Обработка технических документов
Техническая документация — будь то акты сдачи-приемки оборудования или проект дома — требует особого подхода. Это касается и подготовки к сканированию, и форматов, в которых документы сохраняются в архиве. Для сканирования чертежей, сметно-проектной документации или схем используются сканеры, которые дают высокое разрешение на выходе. Атрибуция включает в себя не только указание типа документа и источника формирования, но и все те же сроки хранения. Они устанавливаются в соответствии с требованиями Приказа Минкульта №1182 от 31.07.2007.
Даже если организация работает по нескольким направлениям, в процессе работы образуются документы разных типов, внести их в электронный архив или систематизировать для хранения в бумажном виде — несложно. Обращайтесь к нам
