Обработка внутренних документов организации

Мало оцифровать и распознать договор, счет или приказ в личном деле — нужно встроить их в информационную систему, сделать частью архива. Для этого и проводится обработка документов: им присваиваются атрибуты, для них составляются аннотации и резюме. То есть все, что поможет быстро найти документ, отнести его к определенному делу, персоналии или источнику.

Обработка внутренних документов: что это

Для бумажных архивов обработка — это, в первую очередь, отнесение документа к тому или иному делу. И, соответственно, внесение его в номенклатуру и опись. В том числе — в электронные: бумажный архив вполне можно дополнить рабочим местом для сотрудников и базой данных (номенклатурой) в электронном виде для поиска нужной бумаги. Для электронного архива обработка — это прописывание документам атрибутов: признаков, по которым документ относят к одному делу или их группе.

Атрибуты документов:

дата создания или дата завершения срока хранения;
источник документа отдел, департамент, другая организация;
контрагент — если документ связан со взаимодействием с поставщиком, покупателем, партнером организации;
сотрудник — если речь идет о документах в личном деле.

Кроме атрибуции обработка внутренних документов для электронного архива включает и встраивание их в систему поиска. Она может быть тематической, по ограниченному количеству ключевых слов или пословной. Последний вариант — самый удобный: документ можно найти не только по тематической фразе, но и буквально по одному слову.

Обработка силами специалистов компании — это:

быстро — опыт сотрудников позволяем им быстро сориентироваться в структуре архива и моментально определять место каждого документа;
профессионально — никаких ошибок при оцифровке и распознавании;
недорого и удобно — мы работаем как на постоянной основе, так и инцидентно, помогая организациям своевременно пополнять архив отдельными документами или делами.