Отраслевое законодательство, устанавливающее правила делопроизводства, предписывает передавать в архив дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу организаций. Упомянутое законодательство содержит множество правил оформления дел перед их передачей в архив. Ряд правил касается выполнения таких процедур, как оформление ярлыков дел и составление заверительных надписей в делах.
Работа специалистов
Специалисты компании «Архив Гарант» в совершенстве знают эти правила и уже много лет профессионально оказывают своим клиентам услуги по составлению дел, в том числе — по оформлению ярлыков дел и составлению заверительной надписи в деле.
Некоторые особенности оформления дел
После того, как документы, входящие в дела, упорядочены, пронумерованы и подшиты, выполняется составление заверительной надписи в деле. Последняя оформляется на отдельном листе по установленной форме, после чего становится неотъемлемой частью дела (приложением к нему).
В заверительную надпись включаются следующие сведения:
- количество листов, входящих в дело;
- особенности формирования дела (в частности, наличие в нём крупноформатных документов);
- особенности физического состояния дела (в частности, наличие повреждений документов).
Кроме того, указывается информация о проводившейся дезинфекции дела, наличии копий, которыми были заменены оригинальные документы, а также другие сведения, имеющие отношение к состоянию дела.
Оформление ярлыка дел
Перед передачей дел в архив они объединяются в связки, для каждой из которых, в свою очередь, оформляются ярлыки дел. В эти ярлыки включается следующая информация:
- наименование организации, а также, при наличии, её структурного подразделения,
- номер описи, по которой дела передаются на хранение в архив;
- первый и последний номера дел, входящих в связку;
- заголовок, содержащийся в описи дел;
- наконец, номер связки.
Почему стоит обратиться в «Архив Гарант»?
Многолетний практический опыт специалистов нашей компании позволяет утверждать: при попытке сотрудников организаций самостоятельно составить заверительную надпись в делах и выполнить оформление ярлыков дел чаще всего тратится неоправданно много рабочего времени. Эффективность работы предприятия при этом, что вполне закономерно, падает. Вы желаете предотвратить подобный негативный сценарий?
Услуги, оказываемыми специалистами компании «Архив Гарант»
Воспользуйтесь услугами, оказываемыми специалистами компании «Архив Гарант». Мы оперативно и недорого выполним составление заверительных надписей в делах и оформление ярлыков дел, при этом все правила будут соблюдены, а Ваши сотрудники не будут оторваны от своих основных занятий.
