Действующее в нашей стране отраслевое законодательство, регламентирующее документооборот, содержит правила оформления дел при передаче документов на архивное хранение. Отдельная группа правил касается выполнения таких мероприятий, как оформление обложек дел и простановка архивных шифров на обложках дел. Неукоснительное соблюдение этих правил сделает удобной работу с архивными документами и, что не менее важно, обеспечит выполнение норм действующего законодательства. Специалисты «Архив Гарант» в совершенстве знают правила оформления обложек дел и простановки архивных шифров на обложках дел и профессионально оказывают соответствующие услуги.
Основные правила оформления обложек дел.
В соответствии с отраслевыми стандартами на обложках дел, передаваемых на архивное хранение, должна быть указана следующая информация:
- наименование организации и её структурного подразделения (при его наличии);
- заголовок дела;
- индекс дела (указывается по номенклатуре дел);
- срок хранения дела (на делах постоянного хранения — надпись «Хранить постоянно»);
- количество пронумерованных листов дела.
Кроме того, на обложке должно быть предусмотрено место для указания наименования архива, где будет храниться дело, и шифра, который это дело будет иметь при хранении в архиве.
Информация в архивном шифре
Расшифровав архивный шифр, который указывается при оформлении обложки дела, специалисты могут получить следующую информацию:
- наименование архива, в котором хранится дело;
- номер фонда архива;
- номер архивной описи;
- номер дела (пользуясь архивной терминологией — единицы хранения).
Очевидно то, что успех процедуры передачи дела на архивное хранение и время, которое потребуется для реализации этой процедуры, напрямую зависят от правильности простановки архивных шифров на обложках дел.
Почему для оформления обложек дел стоит обратиться в «Архив Гарант»?
Мы видим, что правила оформления обложек дел (в частности, простановки архивных шифров на обложках дел) отличаются определенной сложностью. Изучение всех нюансов отраслевого законодательства, регламентирующего мероприятия, о которых идёт речь, чаще всего вынуждает сотрудников тратить массу ценного рабочего времени. Желаете предотвратить подобный сценарий? Это возможно: воспользуйтесь услугами оформления обложек дел и простановки архивных шифров на обложках дел, оказываемыми «Архив Гарант».
Выполнение работ
Работая с нами, Вы сможете рассчитывать на безупречное качество выполнения всех мероприятий в области архивной обработки документов. Наши специалисты в совершенстве знают правила оформления обложек дел и особенности простановки архивных шифров на обложках дел. Работа будет выполнена максимально оперативно, при этом сотрудники Вашей компании не будут оторваны от своих основных занятий, а значит, эффективность работы Вашего предприятия не пострадает.
