Особенности описи архивных дел
Обеспечение населения достоверной ретроспективной информацией – одна из главных задач российских архивных учреждений. От правильности составления архивных справочников напрямую зависит эффективность функционирования российского научно-справочного аппарата (НСА).
Социально-экономические и политические изменения, произошедшие в российском государстве за последние десять лет существенно активизировали общественный интерес к архивам как к универсальным хранилищам информационных архивированных ресурсов.
В системе научно-справочного аппарата особое место занимает опись архивных работ– базовый справочник архивов.
Составление описи архивных дел необходимо для обеспечения комплектования организационного архива на все оконченные в делопроизводстве дела временного или постоянного хранения.
Архивная опись, будучи справочником и учетным документом несет значительную информационную нагрузку, а также является основанием для составления иных типов архивных справочников: то есть каталогов, указателей, путеводителей. От качества подготовки архивной описи прямо зависит эффективность поисков архивной документной информации. Каждая отдельная опись является перечнем дел с самостоятельной порядковой нумерацией.
В каждом структурном подразделении организации ежегодно составляются архивные описи. При этом необходимо соблюдать следующие требования: каждое из дел вносится в архивную опись под индивидуальным порядковым номером, все графы заполняются точно в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку данного дела. Есть и другие требования, которые нужно обязательно соблюдать.
Опись дел структурного подразделения подписывает составитель, указывая свою должность; документ утверждает руководитель подразделения.
В предисловие включается информация о главных направлениях деятельности и структуре предприятия за тот период, который охватывают дела описи; предоставляется краткая характеристика содержания фондовых документов, включенных в раздел; также указывается наличие дел, которые выходят за хронологические границы фонда; выделяются наиболее типичные группы дел как по видам документов, так и по их содержанию; дается короткая характеристика содержащихся в описи сведений о подведомственных либо вышестоящих предприятиях; освещаются особенности формирования и систематизации заголовков дел.
Предисловие подписывает составитель с указанием должности, а также даты составления предисловия. Также под предисловием свою подпись ставит заведующий архивом предприятия (или же лицо, ответственное за архив).
Обязательным элементом оформления готовой описи является надлежащим образом оформленный титульный лист.