Если вы не хотите доверять это ответственное дело сотрудникам, если не уверены в их компетентности, а также хотите сэкономить на кадрах, то лучший выход из положения — перепоручить организацию архивной работы по документам организации профессионалам. Представители компании «Архив Гарант» готовы помочь вам в решении этих задач, заключив договор на сотрудничество.
С чего начинается организация архивной работы?
Перед тем, как приступить к обработке информации, наши сотрудники проверяют наличие нормативных актов на предприятии, в которых перечислены правила работы с архивом. Если таких документов по какой-то причине не оказывается, то мы собираем определенный пакет документов.
Куда непременно входят:
- Положения об архивной службе и архиве;
- Инструкции и иные бумаги, регламентирующие разовые работы.
Что касается состава документов, то их можно разделить на несколько условных групп: личные, а также папки постоянного и временного хранения. Документация хранится на предприятии сроком до 10 лет, после чего сдаётся в архив.
Наши специалисты сначала составляют план
Это необходимо для того, чтобы понять, с какими бумагами придется иметь дело, в каком они находятся состоянии, и нужно ли восстанавливать ряд папок. Одна часть архива упорядочивается, нумеруется, подшивается, другая — отправляется на уничтожение. Техническая обработка архива требует огромного опыта, научного подхода, знания множества нюансов, поэтому рядовой сотрудник предприятия с такими задачами никогда не справится (тем более, если архив — большой).
Также стоит сказать ещё об одном моменте
В случае найма даже приходящего сотрудника, нет гарантий, что работник справится с задачами в срок, т.к. архив выдаётся на время. Каждый раз необходимо оформлять разрешение, а затем составлять акт приёма. Передав организацию архивной работы на аутсорсинг сторонним специалистам, вы будете знать, что с документами ведётся постоянная работа, причём, задачи решают люди, не связанные с предприятием и коллективом, т.е. те, кто не имеет никакой личной заинтересованности.
Обращайтесь к профессионалам
Наши сотрудники постоянно следят за доверенной документацией, занимаются составлением номенклатуры, документов, а также оказывают содействие при обращении с архивом работникам предприятия и проверяющим службам.
