Организация архива зависит от объема документов в компании
Организация архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил.
Документы размещаются в специально приспособленных для хранения документации зданиях или отдельных помещениях. Также для правильной работы архива необходимо разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации. Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (далее — архивист), назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Также при организации архива в штатное расписание организации необходимо внести должность архивиста. Архивист организует работу архива и несет ответственность (в том числе и уголовную) за выполнение возложенных на архив задач. Архивист проходит инструктаж, а в необходимых случаях — стажировку. Целесообразно также составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивиста.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации. Прием каждого дела производится в присутствии работника структурного подразделения. Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников организации, а также сторонних организаций. В частности, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации, а также в книгах выдачи дел во временное пользование другим организациям.
Выдача оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры. Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.