Делопроизводство включает в себя документирование информации и обеспечение документооборота
Делопроизводство включает в себя документирование информации и обеспечение документооборота, хранение и использование документов во время работы организации.
Различают два вида оперативного хранения документов — это хранение документов во время их исполнения и архивное хранение документов. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» являются главными документами, на которых строится вся организация архивного хранения документов.
Деятельность любой компании, прежде всего, зависит от сохранности и доступности базы документов, которая со временем накапливается. Поэтому необходимо уделить особенное внимание организации архивного хранения документов.
Архивное хранение документов в компании можно осуществлять в несколько этапов: сначала — хранить их в архиве структурного подразделения, а после — передавать в общий архив организации. При необходимости, часть документов нужно передавать на государственное хранение.
Организация архивного хранения документов — сложный и трудоёмкий процесс. Исполнителю необходимо хранить документы во время их использования в специальных папках с надписями «На подпись», «На исполнение», «Срочно» и т. д. На этих папках необходимо также написать фамилию, инициалы, а также контактные данные исполнителя.
Исполненные документы необходимо сформировать в дела, которые должны соответствовать номенклатуре дел по ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Организации, которая занимается архивным хранением документов, необходимо сохранять документы и дела, а также следить за удобством их использования.
Все требования для номенклатуры дел изложены в части 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
На что ещё необходимо обратить внимании при организации архивного хранения документов? Дела, которые хранятся свыше десяти лет, в том числе документы по личному составу, необходимо помещать на хранение в архив не позже чем через три года после окончания их использования.
Передача дел выполняется исходя из графика, составленного архивом. Исчерпывающую информацию об архивном хранении документов можно получить в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций.
Внеофисное архивное хранение документов позволяет обеспечить секретность и удобство хранения Ваших документов.
Создание электронных хранилищ упрощает использование документов в текущей деятельности, доступ к документу можно осуществить за несколько секунд, а один и тот же документ могут использовать несколько сотрудников одновременно. В заключении можно сказать — организация архивного хранения документов дает возможность увеличить эффективность выполнения обязанностей, служебных задач и заданий.
Организация архивного хранения документов — это один из главных профилей нашей компании. Доверьтесь профессионалам!