Если организация признана банкротом, то есть ее ликвидируют, это не значит, что ликвидировать нужно и ее архив
Компания может прекратить свое существование, но сдать в государственный архив все документы не удастся: часть из них придется хранить на территории сначала самой организации, а потом уже и принадлежащей внешнему управляющему. Даже предназначенные для бессрочного хранения документы муниципальный или федеральный архивы могут не взять. Например, из-за того, что их передача не оформлена должным образом. Хлопоты по их подготовке — тоже на ликвидационной комиссии. Мы помогаем правильно оформить документы постоянного хранения — чтобы их взял архив — а также беремся хранить бумаги и электронные носители, срок уничтожения которых еще не подошел. А если это пора сделать — уничтожаем, а факт уничтожения оформляем соответствующим документом.
Согласно законодательству передаче в архив подлежать кадровые документы (по личному составу) и ряд бухгалтерских. Их следует подготовить к передаче. Как минимум — составить опись, провести экспертизу, выяснить, насколько дела комплектны. Если некоторые документы утеряны об этом делается отметка все в той же описи — так их можно будет, пусть и не всегда, восстановить. Опись и документы по личному составу, а также бухгалтерские документы по заработной плате передает на хранение с составлением акта приема-передачи.
Место для хранения документов, которые нельзя уничтожить или передать в архив, выбирает ликвидационная комиссия или, позже, управляющий. Как правило, обеспечить условия для хранения на территории ликвидируемой организации невозможно. Чтобы не рисковать, управляющий может обратиться в специализированную компанию, которая возьмет на ответственное хранение все бумаги. Мы работаем и в этом направлении: мы храним бухгалтерские документы, досье на контрагентов, договоры и весь массив внутренней документации. По достижении пределов срока хранения они уничтожаются с составлением акта.
Услуги организации хранения документов при банкротстве касаются не только бумаг, но и электронных носителей. Мы обеспечиваем сохранность как стандартных офисных документов, так и чертей или другой графики, жестких дисков и флеш-накопителей.