Основные способы сократить расход на хранение документов

Не важно, хранится архив компании в виде картонных папок дел или на корпоративном сервере: ведение архива требует расходов времени и денег

Даже для небольших организаций с минимальным документооборотом. Расходы на хранение документов и ведение архива можно сократить. Основной способ — аутсорсинг всего, что связано с поддержанием архива в рабочем состоянии. Компания «Архив Гарант» оказывает такие услуги: мы беремся не только за создание архива, но и за его ведение и наполнение новыми документами. Любая непрофильная деятельность отвлекает сотрудников, которые должны заниматься совсем другим. Аутсорсинг ведения архива позволяет высвободить тех, кто должен оцифровывать, следить за актуальностью информации, уничтожать документы с истекшим сроком хранения.

Какие услуги мы предоставляем:

структурируем массив документов, если архив организацией не велся;
проводим экспертизы ценности документов;
уничтожаем (ежегодно) те бумаги, срок хранения которых истек;
пополняем архив, выполняя весь комплекс работ по подготовке документов (оцифровка, распознавание, индексация, атрибутирование, создание аннотаций и экстрактов дел).

После заключения договора, все перечисленное уже не будет отвлекать сотрудников от их прямых обязанностей.

Как уменьшить затраты на ведение архива:

провести инвентаризацию и экспертизу ценности — ненужные документы уничтожаются и освобождают место;
систематизировать дела и документы, что позволит быстрее находить их;
отдать на ответственное хранение весь архив — это дешевле, чем арендовать соседнее с офисом помещение, да еще и с соответствующим требованиям микроклиматом.

Сокращаем расходы на электронное хранение документов

Основные расходы, которые несет владелец электронного архива: заработная плата архивариусу, покупка сервера под архив и аренда/покупка сканера для оцифровки новых документов. К этому можно прибавить еще выплаты за лицензионное ПО для распознавания и атрибутирования документов. Наша компания может взять на себя полное ведение электронного архива: пополнение его документами, атрибуция и проверка корректности атрибутов на старых документах, выездное сканирование.