Проектная документация отличается от управленческой. В ней присутствуют неформатные документы: чертежи, схемы, планы. Сюда же можно отнести и сметы по строительным, ремонтным, дизайнерским работам с объектами. Они требуют особого подхода при обработке, которая начинается со сканирования. Для перевода чертежей в электронный вид используются специальные широкоформатные сканеры, которые позволяют отсканировать весь документ целиком. Это поможет избежать нестыковок и долгой работы персонала по сопоставлению отдельных элементов отсканированного чертежа.
Что делать после сканирования
После сканирования выполняется структурирование документов и их архивная обработка. Все чертежи и схемы подкрепляются в папки к остальной документации по соответствующим проектам, которая также проходит архивную обработку. Благодаря этой работе, необходимый документ можно найти в архиве по времени завершения проекта, названию, имени контрагента или клиента, а также другим данным. Создание архива для проектных организаций технически отличается от того же процесса в других фирмах и компаниях.
Два отдельных архива:
- для управленческой документации,
- для проектной документации.
Вся проектная документация хранится на сервере электронного архива (в самой компании или организации, предоставляющей соответствующие услуги). Для каждого проекта создаётся своя папка, куда помещаются все документы, образовавшиеся в процессе работы.
Обращайтесь к нам
Наша компания предлагает услуги по созданию и хранению архивов проектных организаций. Мы располагаем собственным оборудованием для всей необходимой архивной обработки и последующего хранения любого объёма документации. Все сотрудники получают доступ к архиву проектной компании в любое время суток. При необходимости можно разграничить права доступа для отдельных лиц. Доступ в электронный архив значительно упростит рабочие процессы в компании и сократит время обращения к архивным документам. Кроме того, вы избавитесь от необходимости хранения бумажного архива на территории вашей компании.
